Qu’est-ce que la rupture de stock et comment l’éviter ?

La bonne gestion de stock est un défi pour tous les types de commerce, de l’épicerie à la pharmacie. En effet, il faut disposer des produits demandés en quantité suffisante pour éviter les ruptures de stock et ainsi préserver la satisfaction des clients. Mais comment procéder ?

Les types de ruptures de stock

Il existe deux catégories de ruptures de stock : les temporaires et les permanentes. Il arrive en effet qu’en raison d’un imprévu, la demande explose soudainement. La production ou la livraison ne suivent alors plus. Mais après une mise au point, tout revient rapidement à la normale : c’est la rupture de stock temporaire. Ça a par exemple été le cas pour le papier toilette au début de la crise du Covid 19.

À l’inverse, une rupture de stock permanente peut avoir des conséquences plus graves comme lorsque le produit n’est plus fabriqué à cause d’une pénurie de matière première ou d’un problème technique récurrent.

Les enjeux de la rupture de stock

Dans l’immédiat, une rupture de stock, qu'elle soit temporaire ou permanente, représente une perte de la vente. Mais elle peut aussi entraîner chez les consommateurs de la frustration, voire du mécontentement. La réputation, la fiabilité et donc l’image de marque sont alors touchées. Au mieux, les clients en question peuvent décider d’attendre le réapprovisionnement, au pire, ils se détournent de votre boutique et choisissent la concurrence.

Le coût de la rupture de stock peut être calculé en prenant en considération la perte des ventes en elles-mêmes et plus indirectement la perte des clients ainsi que le prix d’un achat d’urgence chez un autre fournisseur qui n’applique pas les tarifs habituels.

Au vu des conséquences négatives que peut avoir la rupture de stock, il est donc primordial d’en lister les causes possibles afin de vous préparer au mieux aux imprévus.

Les origines de la rupture de stock

Comme nous l’avons vu, les ruptures de stock peuvent être provoqués par les fabricants ou les fournisseurs (produits détériorés, problème de fabrication ou de conditionnement, traitement, retard de livraison ou de préparation, etc.).

Mais l’origine peut également venir de votre entreprise :

• mauvaise estimation des demandes qui ne vous a pas fait commander assez de références ;
• mauvaise organisation du stock (l’article n’a pas été trouvé ou a été confondu avec un autre) ;
• erreur humaine d’inventaire (mauvaise quantité enregistrée) ;
• produit détérioré dans vos locaux ;
• article volé par un client ou par un membre du personnel.

Une fois ces causes déterminées, quels sont les moyens en votre possession pour vous prémunir des ruptures de stock ?

Les outils pour une bonne gestion des stocks

Une des solutions les plus courantes est de vous équiper d’un outil de gestion de stock. En effet, il a pour principale qualité de centraliser toutes les données sur vos produits et de pouvoir personnaliser et automatiser certaines actions comme :

• la prévision de la demande en analysant les ventes passées ;
• le suivi en temps réel des quantités ;
• la mise en place d’alertes lorsque le stock est trop bas ;
• le déclenchement de la commande auprès du fournisseur ;
• le suivi des produits de la commande chez le fournisseur jusqu'à leur vente ;
• l’extraction et l’étude des kpi magasin (indicateurs de performance clés) afin d’identifier les problèmes et de mesurer l’efficacité des décisions prises auparavant ;

Ces outils peuvent s’intégrer à vos systèmes informatiques et répondre aux besoins spécifiques de votre type de commerce.

L’optimisation grâce à l'intelligence artificielle

Les outils de gestion du stock peuvent aussi être boostés à l’intelligence artificielle afin d’améliorer leur efficacité. Celle-ci est en mesure :

• d’analyser des données en profondeur et en grande quantité : historique des ventes, délais moyens de livraison des fournisseurs, saisonnalité des produits, etc. ;
• d’ajuster le niveau des stocks selon les variations, les tendances ou bien encore l’actualité qui pourrait modifier la demande ;
• de repérer un problème, par exemple un nombre incohérent entré lors d’un inventaire ;
• de vous aider à prendre de bonnes décisions en tenant compte des promotions prévues et des éventuelles ruptures chez un fournisseur.

Vous gagnez ainsi du temps et de l’argent. De plus, cela vaut pour les ruptures de stock mais aussi pour l’ensemble des activités relatives à la gestion de votre stock.

Certains grands magasins effectuent même des inventaires automatisés à l’aide de robots. Ceux-ci passent dans les rayonnages des entrepôts, lisent les étiquettes de façon autonome et mettent à jour les quantités.

La lutte contre le vol

Une autre méthode pour limiter les problèmes de stock : la lutte contre la démarque inconnue, c’est-à-dire la différence entre le stock réel (stock physique) et le théorique. Pourquoi cette différence ? Principalement à cause de vols d’employés ou de clients, de la détérioration d’articles ou de leur péremption.

En vous dotant de systèmes de videosurveillance pour supermarchés ou autres magasins, vous pouvez repérer les vols et suivre les produits. En outre, si vous les reliez à des logiciels intelligents de détection des gestes suspects comme Veesion, vous augmentez leur efficacité.

La définition de niveaux de stock

Pour éviter les ruptures de stock, il est aussi indispensable de déterminer des niveaux de stock :

• Le stock minimum, comme son nom l'indique, est celui qui vous permet de répondre aux besoins.
• Le stock de sécurité, quant à lui, est particulièrement utile pour faire face aux imprévus. En fonction de la variabilité de la demande et des délais des fournisseurs, prévoyez une quantité de secours en cas de fluctuation.
• Le stock d’alerte vous signale lorsque c’est le moment de passer une commande auprès de votre fournisseur ou le fait à votre place.
• Le stock en transit vous donne la possibilité de savoir ce qui est commandé mais qui n’est pas encore dans votre entrepôt. S’il y a du retard, vous pouvez en informer le client et contacter le fournisseur pour plus de détails sur le délai.

Ce dernier est un protagoniste majeur de la gestion du stock. C’est la raison pour laquelle les relations que vous entretenez avec lui doivent être étroites et transparentes.

Les relations avec le fournisseur

La prévision des ruptures de stock se fait dès le début par le choix de vos fournisseurs. Ceux-ci doivent en effet pouvoir être fiables en :

• étant transparent sur l’origine des produits et les procédés de fabrication, ce qui donne une idée des retards qui peuvent survenir ;
• étant disponible quand vous avez besoin de leur poser des questions ;
• vous tenant au courant dès qu’un problème a lieu ;
• vous informant des modifications de la demande en fonction des retours des autres clients et de la sortie des nouveaux produits ;
• partageant leurs données sur la gestion de leur stock ;
• vous aidant à trouver des solutions en cas de pénurie.

De plus, n’hésitez pas à rechercher des fournisseurs de secours.

Les relations avec le client

Dans certaines circonstances, vous ne pouvez pas éviter la rupture. Mais vous pouvez par contre limiter les conséquences vis-à-vis de vos clients. Comment ? En les tenant le plus vite au courant de la rupture, en essayant de trouver une autre façon de les satisfaire (réapprovisionnement chez un autre fournisseur, création d’un avoir si une commande est en cours, remboursement, etc.) et en étant transparent sur les raisons de la pénurie.

Pour finir, bien que les ruptures de stock soient des phénomènes courants qu’il n’est pas possible d’éviter entièrement, il est nécessaire de tenter de les maîtriser et de prévoir des solutions en amont. Le logiciel de gestion, l’établissement de niveaux de stock, l’analyse des KPI, la discussion avec les fournisseurs et les systèmes de vidéosurveillance sont tout autant de pratiques à mettre en place.

Chez Veesion, nous vous aidons à lutter contre la démarque inconnue grâce à notre logiciel qui repère les gestes suspects et qui vous envoie immédiatement une notification. Cela vous laisse ainsi l’occasion d’agir sans attendre. Si vous voulez en savoir plus, veuillez nous contacter : nous trouverons la solution qui répondra aux exigences de votre commerce.