Comment faire une fiche de stock ?

La fiche de stock : un allié incontournable de la gestion des stocks de votre entreprise. En effet, que vous soyez le responsable d'un supermarché, d'une épicerie, d'une pharmacie ou de tout autre type de commerce, elle vous permet de suivre en temps réel les mouvements de stock. Quelles sont ses particularités ? Comment la présenter et l'utiliser ? Tous les détails dans cet article.

À quoi sert la fiche de stock ?

La gestion des stocks est essentielle pour deux raisons :

• Il s'agit d'une obligation légale puisque vous devez réaliser un inventaire au moins une fois tous les douze mois lors du contrôle de l'exercice comptable. Celui-ci sert à prouver fiscalement l'existence et la valeur du matériel possédé par l'entreprise.
• Elle vous donne une meilleure visibilité sur vos produits et vous permet donc de vérifier les niveaux de stock, de mieux planifier les commandes auprès des fournisseurs et de répondre aux attentes des clients. Le surstockage et la rupture de stock sont ainsi évités.

Pour cela, il existe plusieurs outils qui vont de la prévision statistique, au contrôle de la marchandise (vidéosurveillance pour le vol, notamment) en passant par des méthodes de rangement optimisées et par la surveillance du niveau de stock. La fiche de stock est un élément de ce dernier.

Écrit à la main ou intégré à un logiciel en fonction du nombre de vos produits, elle a la particularité de correspondre à une référence en particulier. Elle peut donc être définie comme un document qui donne à lire l'état d'un article à un instant T. En cela, elle fournit des informations essentielles sur les mouvements de stock et sert autant aux magasiniers (surveillance de la quantité de marchandises pour la commande), qu'au gérant (à des fins de contrôle), aux vendeurs (service client) ou à l'équipe marketing (tendances).

Comment faire une fiche de stock ?

La fiche de stock étant propre à chaque produit, elle doit tout d'abord indiquer son nom, voire sa référence, mais aussi son conditionnement pour éviter les erreurs, en particulier en ce qui concerne les lots. Comptabiliser une seule bouteille d'eau ou un pack de 6 n'aura pas en effet pas la même incidence.

Sur chaque fiche de stock remplie, nous vous recommandons également d'écrire un numéro et la période à laquelle elle s'applique pour mieux vous y retrouver, surtout lorsque les fiches sont écrites sur papier ou imprimées.

Des informations sur le réapprovisionnement comme le nom du fournisseur, les niveaux de stock (stock minimum et stock maximum notamment) et le délai de livraison sont aussi les bienvenues pour gérer les commandes. Si vous possédez un grand nombre de références, un logiciel de gestion vous facilitera l'insertion des données.

Ensuite, à chaque évolution des stocks, il convient de noter (manuellement ou automatiquement) la date de celui-ci, la nature du mouvement de stock (réapprovisionnement, vente, etc.), la quantité entrée ou sortie et le stock restant. Vous pouvez également ajouter le coût unitaire du produit (qui peut changer en fonction des promotions, augmentation, etc.) et le montant restant du stock à la suite du mouvement.

Voici un modèle de fiche de stock sous forme de tableau :

En outre, cette fiche peut être mise à jour lors d'un inventaire. Ainsi, si vous remarquez une différence ou une démarque inconnue, appliquez-la et notez d'où elle provient après en avoir recherché la cause : vol, destruction, produit périmé, etc. Cette consommation du stock devra alors être prise en compte dans l'écriture comptable au 1er janvier en inscrivant les valeurs réelles au 31 décembre.

Comment utiliser les données de la fiche de stock à des fins commerciales ?

Les fiches de stock permettent non seulement de gérer le stock et d'être en règle pour l'écriture comptable, mais elle est également une bonne source de renseignements pour des considérations plus commerciales. Pourquoi ? Car elle vous aide à prévoir les tendances et les fluctuations de la demande.

En effet, en analysant les mouvements des stocks passés, vous pouvez prédire ceux qui auront lieu à l'avenir. Ainsi, si durant les trois dernières années, un article s'est vendu autour de 30 fois, il est possible de penser que cela sera aussi le cas dans un futur proche. Vous pouvez alors ajuster le nombre de références à commander auprès du fournisseur, la place à prévoir dans la réserve et la rentabilité du produit. En outre, grâce à la fiche de stock, l'observation peut être plus poussée en examinant les ventes de l'article tout au long de l'année : y'a-t-il des mois ou des périodes plus favorables et pourquoi ? Cela vous donne la possibilité de mettre en place des stratégies de vente en conséquence, par exemple en appliquant des promotions à certains moments ou en lançant des campagnes publicitaires.

Des outils peuvent vous aider à traiter les données collectées, par exemple des logiciels d'analyse. Ils vous permettent de visualiser les informations, les récupérer avec d'autres sources intéressantes, mettre en avant des tendances et prédire la demande pour rester compétitif.

En résumé, une fiche de stock bien construite et suivie contribue à assurer un niveau de stock optimal. Pour cela, vous devez en créer une pour chaque article en particulier. Elle doit au moins contenir ses niveaux de stocks (stock minimum, stock maximum, etc.), la date, les mouvements d'entrée et de sortie, ainsi que la nature du mouvement. Et pour accompagner les bénéfices relatifs à la fiche de stock, vous pouvez vous appuyer sur un logiciel d'analyse, organiser le stock par le biais d'une méthode de gestion du stock qui convient à votre boutique, mais également réduire la démarque inconnue via un système de vidéosurveillance pour magasins .

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