¿Cómo se calcula la rotación de existencias?

La falta de existencias y las mermas son preocupaciones constantes de los responsables de almacén y los jefes de tienda. El equilibrio es tanto más difícil de alcanzar que debe garantizarse para todas las categorías de productos. Pero es necesario para satisfacer a los clientes y evitar despilfarros y costes de almacenamiento innecesarios. Una de las formas más comunes de organizar el flujo de mercancías es mediante la rotación de existencias. En este artículo te explicamos por qué y te mostramos cómo calcularla.

¿Para qué sirve el índice de rotación de existencias?

El índice de rotación de existencias es un KPI importante para los minoristas, porque es una forma de controlar tus existencias.

Muestra el número de veces que se han agotado las existencias en un periodo determinado, normalmente a lo largo de un año. También indica cuándo ha ocurrido. Esto ayuda a hacer pedidos con la cantidad correcta de referencias.

Pero también es esencial para vigilar la salud de tu negocio. Muestra:

• Si la demanda de los productos ofertados es alta y, por tanto, si la oferta es atractiva.
• Si las existencias están bien gestionadas.

¿Cómo se calcula la rotación de existencias?

El cálculo de la rotación de existencias es el siguiente:

1. Suma tu stock inicial y tu stock final.
2. Divide esta cifra por dos, lo que te dará el stock medio.
3. Suma las existencias iniciales (según el inventario) y lo que hayas comprado además durante el periodo deseado, luego resta las existencias finales (también según el inventario): tendrás el "coste de las mercancías vendidas" (COGS).
4. Divide el COGS por las existencias medias.
5. Por último, multiplica este resultado por 365 para obtener el índice de rotación de las existencias.

No hay que olvidar tener en cuenta la variabilidad a lo largo del año y la influencia de las promociones que se realicen.

¿Cómo interpretar los resultados obtenidos?

Por lo que respecta al índice de rotación en sí, si la cifra es alta, significa que tus productos tienen demanda, que tu gestión de existencias es eficaz y que tus ventas funcionan. Pero si es lo contrario, tendrás que investigar qué es lo que no funciona.

Esto podría ser :

• Un problema con el método de venta o la fijación de precios.
• Un estudio de mercado descuidado.
• Condiciones de mercado desfavorables.
• Mala calidad de los productos.
• Dificultades organizativas en el almacén.

Por otro lado, si el índice de rotación es demasiado alto, puede significar que te estás quedando sin existencias con demasiada frecuencia o que corres el riesgo de hacerlo. El KPI permite, por tanto, reflexionar sobre la constitución del stock óptimo para una categoría de productos determinada.

También es interesante compararlo con años anteriores para ver cómo ha cambiado la demanda de productos. Pero también es esencial tener en cuenta las especificidades de tu sector. Si perteneces al sector de la alimentación, el índice de rotación es más elevado que en el de los artículos de lujo, por ejemplo.

Para que te hagas una idea de las variaciones, aquí tienes un cuadro con estimaciones del índice medio de rotación por sectores:

Otros indicadores a tener en cuenta

Este índice de rotación de existencias debe ir acompañado de otras medidas para afinar tu estudio y verificar el rendimiento de tu empresa. De lo contrario, corres el riesgo de falsear tus cálculos. Es el caso de los siguientes indicadores.

Tasa de ruptura de existencias

Se determina del siguiente modo: (número de pedidos no atendidos por falta de existencias/número total de pedidos) x 100. Sirve para evaluar la frecuencia de las faltas de existencias. Si son demasiado frecuentes, reducen la fidelidad de los clientes y corres el riesgo de perder dinero. En este caso, hay que aumentar las existencias.

Cobertura de existencias

La cobertura de existencias es el número de días de consumo que quedan para satisfacer la demanda de los clientes. Se calcula dividiendo el volumen de existencias por el consumo medio durante el periodo elegido.

Tasa de retorno de existencias

La tasa de devolución de existencias se calcula dividiendo el número de productos devueltos o devueltos por el número total de artículos vendidos, y multiplicando este cociente por 100, para tener una idea del alcance de las devoluciones de los clientes. A continuación, hay que conocer los motivos: problemas con los productos, errores de preparación, dificultades de entrega, etc.

Mermas conocidas y desconocidas

La merma media de existencias es la diferencia entre el inventario real y lo que indica tu programa informático. Si es elevada, es posible que se trate de robos y, por tanto, de mermas desconocidas, que pueden deberse a robos. No dudes en utilizar un software de control avanzado como el de Veesion.

Stock óptimo

El stock óptimo para cada referencia se estima multiplicando el número de pedidos por el índice de rotación de la mercancía. A continuación, se ajusta a lo largo del tiempo en función de la evolución de la demanda.

El método ABC

El índice de rotación también permite clasificar los productos para organizarlos en el almacén. Para ello se utiliza generalmente el método ABC. ¿En qué consiste este método? Cada producto se clasifica en un grupo en función de la demanda y de la ley de Pareto:

• A: los productos con mayor rotación son los que hay que tratar primero y los que se almacenan en los lugares más accesibles del almacén. Suelen representar el 80% del valor total de las ventas de productos.
• B: esta categoría corresponde al 30% de los artículos que representan el 15% de las ventas. Para ellos hay menos control y puedes basar tus decisiones en niveles mínimos de existencias. Deben situarse en una zona intermedia.
• C: Son la mayoría de las referencias, es decir, el 50%, que representan el 5% de las ventas. Se venden menos y, por tanto, pueden relegarse a un segundo plano. No obstante, merece la pena vigilarlas, ya que se plantea la cuestión de su mantenimiento.

¿Cómo mejorar el índice de rotación de las existencias?

Una vez identificados los problemas, hay que poner en marcha soluciones para mejorar el índice de rotación de las existencias.

• Adecuar la demanda a las existencias.
• Realiza o encarga un estudio de mercado completo y deduce la evolución de la demanda. Así podrás ajustar tus existencias en consecuencia.
• Discute con tus proveedores la posibilidad de reducir los plazos de entrega. Esto te permitirá tener menos existencias y satisfacer a tus clientes.
• Perfecciona tus estrategias de marketing para dar a conocer tus productos y adecuar la oferta a la demanda.
• Optimiza tus periodos promocionales para impulsar las ventas y vaciar determinadas existencias.
• Controla tus existencias en tiempo real para saber si te enfrentas a robos, ya sean hurtos en las tiendas o robos cometidos por los empleados. Para ello, utiliza sistemas de videovigilancia para supermercados, por ejemplo, o etiquetas RFID que permiten seguir los artículos en tiempo real.

En conclusión, el KPI de tasa de rotación de existencias es esencial para comprender el rendimiento de tu empresa y, en consecuencia, mejorar la organización de tus existencias, reducir los costes logísticos y optimizar los stocks. Junto con los demás indicadores de gestión de existencias, también permite encontrar soluciones para reducir las devoluciones de los clientes, clasificar los artículos en el almacén, elegir el stock óptimo o incluso reducir los robos con un software de seguimiento de gestos sospechosos como el de Veesion.