¿Qué es la falta de existencias y cómo puede evitarse?

Una buena gestión de las existencias es un reto para todo tipo de negocios, desde tiendas de comestibles a farmacias. Hay que tener suficientes productos para evitar que se agoten y mantener contentos a los clientes. Pero, ¿cómo hacerlo?

Tipos de falta de existencias

Hay dos tipos de falta de existencias: temporal y permanente. A veces, la demanda se dispara repentinamente debido a circunstancias imprevistas. La producción o la entrega ya no pueden seguir el ritmo. Pero una vez que todo se ha ajustado, se vuelve rápidamente a la normalidad: es la escasez temporal de existencias. Así ocurrió, por ejemplo, con el papel higiénico al principio de la crisis del Covid 19.

En cambio, un desabastecimiento permanente puede tener consecuencias más graves, como cuando el producto deja de fabricarse por escasez de materias primas o por un problema técnico recurrente.

Los retos de la falta de existencias

A corto plazo, una situación de falta de existencias, ya sea temporal o permanente, representa una pérdida de ventas. Pero también puede provocar la frustración e incluso la insatisfacción del consumidor. La reputación, la fiabilidad y, por tanto, la imagen de marca se ven afectadas. En el mejor de los casos, los clientes en cuestión pueden decidir esperar a la reposición de existencias; en el peor, pueden alejarse de su tienda y elegir a la competencia.

El coste de la falta de existencias puede calcularse teniendo en cuenta la pérdida de ventas propias y, de forma más indirecta, la pérdida de clientes, así como el coste de una compra de emergencia a otro proveedor que no aplique los precios habituales.

Teniendo en cuenta las consecuencias negativas de una falta de existencias, es esencial enumerar las posibles causas para estar lo más preparado posible ante cualquier imprevisto.

Las causas de la falta de existencias

Como hemos visto, la falta de existencias puede deberse a los fabricantes o proveedores (productos dañados, problemas de fabricación o envasado, transformación, retraso en la entrega o preparación, etc.).

Pero también pueden ser causadas por tu empresa:

• una mala estimación de la demanda, que le ha llevado a pedir muy pocos artículos ;
• mala organización de las existencias (el artículo no se ha encontrado o se ha confundido con otro)
• error humano en el inventario (se ha registrado una cantidad incorrecta);
• producto dañado en sus instalaciones
• artículo robado por un cliente o un miembro del personal.

Una vez determinadas estas causas, ¿qué se puede hacer para evitar que se agoten las existencias?

Herramientas para una buena gestión de las existencias

Una de las soluciones más habituales es dotarse de una herramienta de gestión de existencias. Su principal ventaja es que centraliza todos los datos de sus productos y le permite personalizar y automatizar determinadas acciones, como :

• prever la demanda analizando las ventas anteriores ;
• seguimiento en tiempo real de las cantidades
• el establecimiento de alertas cuando las existencias son demasiado bajas
• la activación de pedidos a los proveedores;
• seguimiento de los productos desde que se piden al proveedor hasta que se venden;
• extraer y estudiar los KPI del comercio (indicadores clave de rendimiento) para identificar problemas y medir la eficacia de decisiones anteriores;

Estas herramientas pueden integrarse con sus sistemas informáticos para satisfacer las necesidades específicas de su tipo de negocio.

Optimización mediante inteligencia artificial

Las herramientas de gestión de existencias también pueden reforzarse con inteligencia artificial para mejorar su eficacia. La inteligencia artificial puede

• analizar grandes cantidades de datos en profundidad: historial de ventas, plazos medios de entrega de los proveedores, estacionalidad de los productos, etc. ;
• ajustar los niveles de existencias en función de las variaciones, las tendencias o incluso los acontecimientos actuales que puedan afectar a la demanda;
• identificar un problema, como un número incoherente introducido durante un inventario;
• ayudarle a tomar las decisiones correctas, teniendo en cuenta las promociones previstas y las posibles carencias de los proveedores.

Esto le ahorra tiempo y dinero. Esto no sólo se aplica a las situaciones de falta de existencias, sino también a todas las actividades relacionadas con la gestión de su stock.

Algunos grandes almacenes incluso realizan inventarios automáticos mediante robots. Estos robots recorren las estanterías del almacén, leen las etiquetas de forma autónoma y actualizan las cantidades.

Combatir los robos

Otro método para limitar los problemas de existencias es la lucha contra las mermas, es decir, la diferencia entre las existencias reales (existencias físicas) y las existencias teóricas. ¿Por qué esta diferencia? Principalmente por el robo por parte de empleados o clientes, el deterioro de los artículos o su fecha de caducidad.

La instalación de sistemas de videovigilancia para supermercados u otros comercios permite detectar los robos y hacer un seguimiento de los productos. Además, si los asocia a un software inteligente de detección de gestos sospechosos, como Veesion, aumentará su eficacia.

Fijar los niveles de existencias

Para evitar que se agoten las existencias, también es esencial establecer niveles de existencias:

• El nivel mínimo de existencias, como su nombre indica, es el que le permitirá cubrir sus necesidades.
• El stock de seguridad, en cambio, es especialmente útil para hacer frente a los imprevistos. En función de la variabilidad de la demanda y de los plazos de entrega de los proveedores, conviene prever una cantidad de reserva en caso de fluctuaciones.
• El stock de alerta avisa cuando es el momento de hacer un pedido a su proveedor, o lace de forma automática.
• El stock en tránsito le informa de lo que se ha pedido pero aún no está en su almacén. Si se produce un retraso, puede informar al cliente y ponerse en contacto con el proveedor para obtener más detalles sobre el plazo de entrega.

El proveedor es un actor importante en la gestión de las existencias. Por eso, tu relación con él debe ser estrecha y transparente.

Relaciones con el proveedor

La previsión de la falta de existencias comienza con la elección de tus proveedores. Los proveedores deben ser fiables

• ser transparentes sobre el origen de los productos y los procesos de fabricación, lo que le da una idea de los retrasos que pueden producirse ;
• estar disponibles cuando necesite hacerles preguntas;
• manteniéndote informado en cuanto surja un problema;
• informarte de los cambios en la demanda en función de los comentarios de otros clientes y del lanzamiento de nuevos productos;
• compartir tus datos de gestión de existencias;
• ayudarte a encontrar soluciones en caso de escasez.

Además, no dudes en buscar proveedores de reserva.

Relaciones con los clientes

En determinadas circunstancias, no se puede evitar una avería. Pero puedes limitar las consecuencias para tus clientes. ¿Cómo puedes hacerlo? Informándoles de la falta de existencias lo antes posible, intentando encontrar otra forma de satisfacerles (reabastecimiento con otro proveedor, creación de una nota de crédito si un pedido está en curso, reembolso, etc.) y siendo transparente sobre las razones de la falta de existencias.

Por último, aunque las rupturas de existencias son fenómenos habituales que no pueden evitarse por completo, es necesario intentar controlarlas y planificar las soluciones con antelación. Los programas informáticos de gestión, el establecimiento de niveles de existencias, el análisis de los indicadores clave de rendimiento, el diálogo con los proveedores y los sistemas de videovigilancia son prácticas que pueden ponerse en práctica.

En Veesion, te ayudamos a combatir las perdidas desconocidas con nuestro software, que detecta los gestos sospechosos y te envía una notificación inmediata. Esto te da la oportunidad de tomar medidas inmediatas. Si deseas más información, ponte en contacto con nosotros: encontraremos la solución adecuada para tu empresa.