¿Cómo hago una hoja de inventario?

La ficha de existencias: un aliado esencial en la gestión de las existencias de tu empresa. Tanto si diriges un supermercado, una tienda de comestibles, una farmacia o cualquier otro tipo de negocio, te permite controlar los movimientos de existencias en tiempo real. ¿Cuáles son sus particularidades? ¿Cómo debe presentarse y utilizarse? Descúbrelo todo en este artículo.

¿Para qué sirve la ficha de existencias?

La gestión de las existencias es esencial por dos razones:

• Es un requisito legal, ya que hay que realizar un inventario al menos una vez cada doce meses durante la auditoría del ejercicio. Sirve para justificar fiscalmente la existencia y el valor del material propiedad de la empresa.
• Te proporciona una mejor visibilidad de tus productos, de modo que puedes comprobar los niveles de existencias, planificar mejor los pedidos con los proveedores y satisfacer las expectativas de los clientes. Así se evitan los excesos de existencias y las roturas de stock.

Existen varias herramientas para ello, desde la previsión estadística y el control de mercancías (incluida la videovigilancia para evitar robos) hasta la optimización de los métodos de almacenamiento y el control del nivel de existencias. La ficha de existencias es uno de estos elementos.

Escrita a mano o integrada en un programa informático según el número de tus productos, tiene la particularidad de corresponder a una referencia específica. Por tanto, puede definirse como un documento que muestra el estado de un artículo en un momento dado. Como tal, proporciona información esencial sobre los movimientos de existencias y es utilizada por el personal de almacén (seguimiento de la cantidad de mercancías para el pedido), el gerente (con fines de control), el personal de ventas (servicio al cliente) y el equipo de marketing (tendencias).

¿Cómo se elabora una ficha de existencias?

Como la ficha de existencias es específica para cada producto, debe indicar en primer lugar su nombre, o incluso su número de referencia, pero también su envase para evitar errores, sobre todo cuando se trata de lotes. Contar una sola botella de agua o un paquete de 6 no tendrá el mismo impacto.

También se recomienda anotar en cada registro de existencias cumplimentado un número y el periodo al que corresponde para orientarse mejor, sobre todo cuando los registros están escritos en papel o impresos.

La información relativa a la reposición, como el nombre del proveedor, los niveles de existencias (niveles mínimo y máximo de existencias, en particular) y los plazos de entrega, también es muy útil para gestionar los pedidos. Si tienes un gran número de referencias, el software de gestión te facilitará la introducción de los datos.

A continuación, cada vez que se produzca un cambio en las existencias, deberás anotar (manual o automáticamente) la fecha del cambio, la naturaleza del movimiento de existencias (reposición, venta, etc.), la cantidad introducida o retirada y las existencias restantes. También puedes añadir el coste unitario del producto (que puede variar en función de promociones, aumentos, etc.) y la cantidad que queda en stock tras el movimiento.

He aquí un ejemplo de ficha de existencias en forma de tabla:

Esta ficha también puede actualizarse durante un inventario. Así, si observas una discrepancia o una rebaja desconocida, aplícala y anota de dónde procede tras buscar la causa: robo, destrucción, producto caducado, etc. Este consumo de existencias debe tenerse en cuenta. A continuación, este consumo de existencias debe tenerse en cuenta en el asiento contable a 1 de enero, introduciendo los valores reales a 31 de diciembre.

¿Cómo pueden utilizarse los datos de la contabilidad de existencias con fines comerciales?

La contabilidad de existencias no sólo es útil para gestionar las existencias y asegurarse de que los asientos contables están en orden, sino que también es una buena fuente de información para fines más comerciales. ¿Por qué? Porque te ayudan a predecir tendencias y fluctuaciones de la demanda.

Analizando los movimientos pasados de las existencias, puedes predecir los futuros. Por ejemplo, si un artículo se ha vendido unas 30 veces en los últimos tres años, puedes suponer que lo mismo ocurrirá en un futuro próximo. Así podrás ajustar el número de artículos que debes pedir al proveedor, el espacio que necesitas en el almacén y la rentabilidad del producto. Además, gracias a la hoja de existencias, puedes examinar más a fondo las ventas del artículo a lo largo del año: ¿hay meses o periodos más favorables, y por qué? Esto te da la oportunidad de poner en marcha estrategias de venta en consecuencia, por ejemplo aplicando promociones en determinados momentos o lanzando campañas publicitarias.

Las herramientas pueden ayudarte a procesar los datos recopilados, como los programas de análisis. Te permiten visualizar la información, recuperarla de otras fuentes interesantes, destacar tendencias y predecir la demanda para seguir siendo competitivo.

En resumen, una hoja de inventario bien elaborada y supervisada ayuda a garantizar unos niveles de existencias óptimos. Para ello, es necesario crear una para cada artículo específico. Como mínimo, debe contener los niveles de existencias (existencias mínimas, existencias máximas, etc.), la fecha, los movimientos de entrada y salida y la naturaleza del movimiento. Para apoyar las ventajas del registro de existencias, puedes utilizar un software de análisis, organizar las existencias mediante un método de gestión de existencias que se adapte a su tienda y reducir la pérdida desconocida mediante un sistema de videovigilancia para tiendas.

En Veesion, ofrecemos un software que ya utilizan más de 4.000 minoristas y que utiliza un algoritmo para detectar gestos sospechosos en tiempo real. Tanto si diriges un supermercado, una tienda de alimentación, una farmacia o cualquier otro comercio, la tecnología que hemos desarrollado se adapta a tus sistemas de videovigilancia. Así podrás combatir los hurtos con eficacia y tranquilidad.

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