¿Qué son las existencias mínimas y para qué sirven?

Las existencias mínimas ofrecen a los minoristas y gestores de supermercados la posibilidad de conocer el nivel de existencias a partir del cual ya no se puede satisfacer la demanda de los consumidores. Pero, ¿qué se entiende exactamente por "existencias mínimas" y cómo se calculan? Concéntrate en este elemento esencial para evitar la falta de existencias y, por tanto, la insatisfacción de los clientes.

Stock mínimo: ¿para qué sirve?

El stock mínimo es muy útil para gestionar las existencias de tu tienda. Corresponde al número de artículos que debes tener en stock para satisfacer las necesidades de tus clientes, incluso durante un período de reposición.

También sirve para determinar otros niveles de existencias, como el stock de seguridad y el stock de alerta.

¿Cómo se calculan los niveles mínimos de existencias?

Para calcular los niveles mínimos de existencias, debes conocer:

• La cantidad de productos vendidos durante un período determinado.
• Su plazo de reaprovisionamiento.

Por ejemplo, para una referencia de producto:

• Se venden 20 unidades por semana.
• El plazo de entrega es de dos semanas.

La forma más sencilla de hacerlo es calcular el número de unidades vendidas al día, es decir:

• 2,86 unidades vendidas al día aproximadamente.
• 14 días de plazo de entrega.

A continuación, multiplica estas dos cifras: 2,86 x 14 = 40 aproximadamente. Por tanto, el stock mínimo será de 40.

¿Cómo calcular las demás existencias a partir de las existencias mínimas?

Una vez establecido el stock mínimo de un artículo, puedes determinar el stock de seguridad y el stock de alerta.

Stock de seguridad

Las existencias de seguridad, o existencias reguladoras, pueden definirse como una cantidad de productos lo suficientemente grande como para satisfacer las necesidades de los consumidores en circunstancias imprevistas (actividad elevada inesperada, problemas con el proveedor o la empresa de reparto, riesgos climáticos o económicos, etc.).

Estas existencias deben evaluarse en función del número de días de antelación que se desee tener. Por ejemplo, si se venden 20 unidades de un producto al día de media, hay que multiplicarlo por el número de días de seguridad que se desean, por ejemplo 7. En este caso, el cálculo sería: 20 x 7 = 140. Por tanto, la reserva de seguridad será de 70.

Para mayor precisión, también puedes utilizar el stock mínimo con esta fórmula: Venta máxima x Plazo de entrega máximo - Stock mínimo. Por ejemplo, si:

• Vendes un máximo de 20 productos al día.
• El plazo máximo de entrega es de 20 días.
• El stock mínimo es de 40.

20 x 20 - 40 = 360. Utilizando la fórmula de la media y el máximo, el stock intermedio es de 360.

Stock de alerta

El stock de alerta es un umbral predefinido que, cuando se alcanza, señala la necesidad de hacer un nuevo pedido al proveedor para evitar una ruptura de existencias.

Esta señal se da cuando el stock alcanza la cantidad que sigue esta fórmula: Stock mínimo stock de seguridad.

¿A qué productos afectan las existencias mínimas?

Aunque todos los productos están sujetos a niveles mínimos de existencias, hay una categoría en particular que debe vigilarse: el 20% que representa el 80% del valor de las existencias, según el método ABC, o ley de Pareto, que permite clasificar los artículos por prioridad.

La categoría A, que acabamos de mencionar, debe ser objeto de un estrecho seguimiento. La categoría B, es decir, del 15% al 40% de los productos que representan entre el 15% y el 20% del valor total de las existencias, debe ser objeto de una vigilancia moderada. En cuanto a las demás referencias, siempre se puede calcular su stock mínimo, pero se puede rebajar el stock de seguridad. De este modo, puede evitar inmovilizar fondos para una demanda baja que tiene poco impacto en caso de escasez temporal de existencias.

Tenga en cuenta que, en el caso de los productos perecederos, es importante no fijar unas existencias de seguridad demasiado elevadas, ya que de lo contrario corre el riesgo de excederse y tener que desprenderse de ellos. En este caso, es esencial calcular el índice de rotación de las existencias.

¿Cómo optimizar la gestión de las existencias mínimas?

Hoy en día, la mejor manera de optimizar la gestión de las existencias mínimas es recurrir a la tecnología. Hay varias maneras de hacerlo:

• Un sistema de gestión de existencias (SGI) te permite registrar y centralizar los datos relativos a tus existencias. Puedes conocer en tiempo real toda la información sobre un artículo, su stock mínimo, su stock de seguridad, su stock de alerta, etc. Además, las funciones avanzadas te permiten, por ejemplo, hacer pedidos automáticamente a los proveedores cuando sea necesario.
• El software de análisis de datos utiliza tu historial y tus necesidades para prever la demanda o adaptar los niveles de existencias. Suele utilizar algoritmos y puede incorporar inteligencia artificial, sobre todo en el caso de grandes bases de datos.
• Códigos de barras, etiquetas RFID, sensores, etc. Los propios productos pueden equiparse con procesos que faciliten la gestión de las existencias. Los códigos de barras, por ejemplo, permiten hacer inventario más rápidamente. Aún más eficaces son las etiquetas RFID, que identifican los artículos a distancia mediante un lector RFID.
• Un sistema de videovigilancia de la tienda, por su parte, ayuda a gestionar las mermas (robos por parte de empleados o clientes) para que los datos que se tienen sean siempre lo más cercanos posible a la cantidad real de productos.

En Veesion, nuestra avanzada tecnología no sustituye a los sistemas de gestión de existencias, sino que los complementa detectando gestos sospechosos que podrían indicar un intento de robo. Nuestro software mejora tu conjunto de herramientas de control de existencias alertándote en tiempo real, lo que permite a los responsables y empleados de la tienda reaccionar rápidamente para evitar pérdidas. Esta capacidad de intervención eficaz optimiza la gestión de las existencias y ayuda a mantener los niveles adecuados, evitando que se agoten las existencias y asegurando al mismo tiempo tu inventario.