Was sind Out-of-Stocks und wie kann man sie vermeiden?

Eine gute Lagerverwaltung ist eine Herausforderung für alle Arten von Geschäften, vom Lebensmittelgeschäft bis zur Apotheke. Denn die nachgefragten Produkte müssen in ausreichender Menge vorhanden sein, um Lieferengpässe zu vermeiden und so die Zufriedenheit der Kunden zu erhalten. Doch wie sollte man dabei vorgehen?

Die Arten von Warenengpässen

Es gibt zwei Arten von Lieferengpässen: vorübergehende und dauerhafte. Es kommt vor, dass die Nachfrage aufgrund von unvorhergesehenen Ereignissen plötzlich explodiert. Dann kommen die Produktion oder die Lieferung nicht mehr hinterher. Aber nach einer Anpassung kehrt alles schnell wieder zur Normalität zurück: Es kommt zu vorübergehenden Lieferengpässen. Das war zum Beispiel bei Toilettenpapier zu Beginn der Covid-19-Krise der Fall.

Umgekehrt kann eine permanente Fehlmenge schwerwiegendere Folgen haben, etwa wenn das Produkt aufgrund eines Rohstoffmangels oder eines immer wiederkehrenden technischen Problems nicht mehr hergestellt wird.

Die Herausforderungen von Fehlbeständen

Unmittelbar bedeutet ein vorübergehender oder dauerhafter Lieferengpass einen Verlust des Umsatzes. Sie kann aber auch bei den Verbrauchern zu Frustration oder sogar Unzufriedenheit führen. Der Ruf, die Zuverlässigkeit und damit das Image der Marke werden dann in Mitleidenschaft gezogen. Im besten Fall können die betroffenen Kunden beschließen, auf Nachschub zu warten, im schlimmsten Fall wenden sie sich von Ihrem Geschäft ab und wählen die Konkurrenz.

Die Kosten eines Lieferengpasses lassen sich berechnen, indem man den Verlust der Verkäufe an sich und indirekt auch den Verlust von Kunden sowie den Preis für einen Notkauf bei einem anderen Anbieter, der nicht die üblichen Preise anwendet, berücksichtigt.

Angesichts der negativen Folgen, die eine Out-of-Stock-Situation haben kann, ist es daher von größter Bedeutung, die möglichen Ursachen aufzulisten, um sich bestmöglich auf Unvorhergesehenes vorzubereiten.

Die Ursprünge von Lieferengpässen

Wie wir gesehen haben, können Fehlbestände von Herstellern oder Lieferanten verursacht werden (beschädigte Produkte, Probleme bei der Herstellung oder Verpackung, Verarbeitung, verspätete Lieferung oder Vorbereitung usw.).

Die Ursache kann aber auch in Ihrem Unternehmen liegen:

• fehleinschätzung des Bedarfs, die dazu geführt hat, dass Sie nicht genügend Referenzen bestellt haben ;
• schlechte Lagerorganisation (der Artikel wurde nicht gefunden oder mit einem anderen verwechselt) ;
• menschlicher Fehler bei der Inventur (falsche Menge erfasst) ;
• artikel wurde in Ihren Räumlichkeiten beschädigt ;
• artikel, der von einem Kunden oder einem Mitarbeiter gestohlen wurde.

Wenn Sie diese Ursachen ermittelt haben, welche Mittel stehen Ihnen dann zur Verfügung, um sich gegen Bestandslücken zu schützen?

Hilfsmittel für eine gute Bestandsverwaltung

Eine der häufigsten Lösungen ist, dass Sie sich mit einem Tool zur Lagerverwaltung ausstatten. Die wichtigste Eigenschaft eines solchen Systems ist, dass es alle Daten über Ihre Produkte zentralisiert und bestimmte Aktionen personalisieren und automatisieren kann, z. B. :

• prognose der Nachfrage durch Analyse vergangener Verkäufe ;
• die Verfolgung der Mengen in Echtzeit ;
• das Einrichten von Warnungen, wenn der Lagerbestand zu niedrig ist ;
• das Auslösen der Bestellung beim Lieferanten ;
• die Verfolgung der Produkte von der Bestellung beim Lieferanten bis zu ihrem Verkauf ;
• die Extraktion und Untersuchung von Lager-Kpi (Key Performance Indicators), um Probleme zu identifizieren und die Wirksamkeit früherer Entscheidungen zu messen ;

Diese Tools können in Ihre IT-Systeme integriert werden und die spezifischen Anforderungen Ihrer Art von Geschäft erfüllen.

Optimierung durch künstliche Intelligenz

Tools zur Lagerverwaltung können auch mit künstlicher Intelligenz geboostet werden, um ihre Effizienz zu steigern. Diese ist in der Lage :

• daten tiefgreifend und in großen Mengen zu analysieren: Verkaufshistorie, durchschnittliche Lieferzeiten der Lieferanten, Saisonalität der Produkte usw. ;
• den Lagerbestand an Schwankungen, Trends oder auch an aktuelle Ereignisse, die die Nachfrage verändern könnten, anzupassen ;
• ein Problem zu erkennen, z. B. eine inkonsistente Zahl, die bei der Inventur eingegeben wurde;
• ihnen zu helfen, gute Entscheidungen zu treffen, indem Sie geplante Werbeaktionen und mögliche Lieferengpässe bei einem Lieferanten berücksichtigen.

So sparen Sie Zeit und Geld. Außerdem gilt dies nicht nur für Fehlbestände, sondern für alle Aktivitäten, die mit der Verwaltung Ihres Warenbestands zu tun haben.

Einige Kaufhäuser führen sogar automatisierte Inventuren mithilfe von Robotern durch. Diese fahren durch die Regale in den Lagerhäusern, lesen selbstständig die Etiketten und aktualisieren die Mengen.

Der Kampf gegen Diebstahl

Eine weitere Methode zur Eindämmung von Bestandsproblemen ist die Bekämpfung des Warenschwunds, d. h. der Differenz zwischen dem tatsächlichen Bestand (physischer Bestand) und dem Sollbestand. Wie kommt es zu dieser Differenz? Hauptsächlich durch Diebstahl von Mitarbeitern oder Kunden, durch beschädigte oder abgelaufene Artikel.

Durch die Anschaffung von Videoüberwachungssystemen für Supermärkte oder andere Geschäfte können Sie Diebstähle erkennen und Produkte verfolgen. Wenn Sie diese Systeme mit intelligenter Software zur Erkennung verdächtiger Gesten wie Veesion verknüpfen, steigern Sie zudem ihre Effizienz.

Die Festlegung von Lagerbestandshöhen

Um Fehlbestände zu vermeiden, ist es auch unerlässlich, Bestandshöhen festzulegen:

• Der Mindestbestand ist, wie der Name schon sagt, der Bestand, mit dem Sie den Bedarf decken können.
• Der Sicherheitsbestand hingegen ist besonders nützlich, um auf unvorhergesehene Ereignisse reagieren zu können. Je nachdem, wie variabel die Nachfrage und die Fristen der Lieferanten sind, sollten Sie eine Reservemenge für den Fall von Schwankungen einplanen.
• Der Warnbestand signalisiert Ihnen, wenn es an der Zeit ist, eine Bestellung bei Ihrem Lieferanten aufzugeben, oder er erledigt dies für Sie.
• Der Transitbestand gibt Ihnen die Möglichkeit zu erfahren, was bestellt wurde, sich aber noch nicht in Ihrem Lager befindet. Wenn es zu Verzögerungen kommt, können Sie den Kunden darüber informieren und sich mit dem Lieferanten in Verbindung setzen, um weitere Einzelheiten über die Verzögerung zu erfahren.

Letzterer ist ein wichtiger Protagonist bei der Lagerverwaltung. Aus diesem Grund sollte Ihre Beziehung zu ihm eng und transparent sein.

Die Beziehung zum Lieferanten

Die Vorhersage von Fehlbeständen erfolgt von Anfang an durch die Auswahl Ihrer Lieferanten. Diese müssen nämlich zuverlässig sein können, indem sie :

• über die Herkunft der Produkte und die Herstellungsverfahren transparent sind, was eine Vorstellung von den Verzögerungen vermittelt, die auftreten können ;
• verfügbar sind, wenn Sie ihnen Fragen stellen müssen;
• sie auf dem Laufenden halten, sobald ein Problem auftritt ;
• ihnen mitteilen, wenn sich die Nachfrage aufgrund des Feedbacks anderer Kunden ändert und neue Produkte auf den Markt kommen ;
• ihre Daten über die Verwaltung ihrer Lagerbestände austauschen ;
• ihnen bei der Suche nach Lösungen für Engpässe behilflich sind.

Scheuen Sie sich darüber hinaus nicht, nach Ersatzlieferanten zu suchen.

Die Beziehung zum Kunden

Unter bestimmten Umständen können Sie eine Unterbrechung nicht verhindern. Aber Sie können die Folgen gegenüber Ihren Kunden begrenzen. Wie können Sie das tun? Indem Sie sie so schnell wie möglich über den Bruch informieren, versuchen, eine andere Möglichkeit zu finden, um sie zufrieden zu stellen (Nachschub von einem anderen Lieferanten, Erstellung einer Gutschrift bei einer laufenden Bestellung, Rückerstattung usw.) und transparent über die Gründe für den Mangel berichten.

Abschließend sei gesagt, dass es sich bei Lieferengpässen zwar um häufige Phänomene handelt, die sich nicht vollständig vermeiden lassen, dass man aber dennoch versuchen sollte, sie in den Griff zu bekommen und im Vorfeld Lösungen zu planen. Managementsoftware, die Festlegung von Lagerbeständen, die Analyse von KPIs, Gespräche mit Lieferanten und Videoüberwachungssysteme sind allesamt Praktiken, die es einzuführen gilt.

Wir bei Veesion helfen Ihnen bei der Bekämpfung von Warenschwund mit unserer Software, die verdächtige Bewegungen erkennt und Ihnen sofort eine Benachrichtigung schickt. So haben Sie die Möglichkeit, sofort zu handeln. Wenn Sie mehr erfahren möchten, kontaktieren Sie uns bitte: Wir finden die Lösung, die den Anforderungen Ihres Geschäfts gerecht wird.