¿Qué son las existencias de seguridad?

Una mala gestión de las existencias le expone a pérdidas económicas. Si los clientes no encuentran lo que buscan, es probable que se vayan a la competencia, lo que erosiona la confianza y la imagen de marca que usted se ha forjado. Hay una serie de soluciones y métodos de planificación de suministros que puede utilizar para evitar los niveles bajos de existencias. Entre ellos, determinar varios niveles de existencias y, más concretamente, las existencias de seguridad. En este artículo, exploramos este concepto en detalle. ¿Para qué sirven las existencias de seguridad y cómo se calculan?

La importancia de las existencias de seguridad para las empresas

A veces, las empresas tienen que hacer frente a imprevistos relacionados con la demanda de los clientes (aumentos bruscos y repentinos), los plazos de reaprovisionamiento (retrasos en las entregas por parte de los proveedores u otros), la no conformidad o el deterioro de los productos, las pérdidas, los robos u otros errores diversos. Para superar la escasez de existencias, los responsables de logística pueden crear un stock de seguridad. ¿Qué significa esto?

Las existencias reguladoras o de seguridad tienen por objeto limitar el riesgo de ruptura de existencias en caso de desabastecimiento imprevisto. Por eso este indicador es esencial para su supermercado, tienda de comestibles, farmacia o cualquier otro negocio.

Pero cuidado: un cálculo erróneo también puede conducir a un exceso de existencias (exceso de stock), haciendo que parte de su flujo de caja no esté disponible. Aprenda a calcularlo en función de sus necesidades.

Determinar el stock de seguridad

Se han desarrollado varios métodos de gestión logística para calcular las existencias de seguridad.

En función de los días de seguridad deseados

Una fórmula sencilla consiste en calcular el número de días que desea tener de antelación. Por ejemplo, si desea disponer de existencias de seguridad para 7 días y sus ventas medias son de 200 unidades diarias, el cálculo sería el siguiente

SS = 200 x 7 = 1400

En términos sencillos

A continuación, puede activar una alerta para realizar un pedido al proveedor en el momento oportuno sumando este stock de seguridad al producto del plazo de entrega en días multiplicado por la cantidad media de stock vendida al día.

De la variación máxima

La técnica de gestión logística anterior es bastante básica y no tiene en cuenta una serie de factores. Para mayor precisión, puede utilizar sus ventas pasadas como base para la estrategia de variación máxima de la demanda.

A lo largo de un año, por ejemplo, sus ventas medias son de 200 unidades al día. La cantidad máxima vendida en un día fue de 300 unidades. El plazo medio de entrega fue de 10 días y el máximo de 15 días.

Por tanto, el stock de seguridad corresponde a 15 días de suministro x 300 unidades vendidas como máximo, es decir, 4.500 menos 10 días de suministro medio x 20 días de plazo máximo de reaprovisionamiento. El resultado es 4.300 unidades.

Sin embargo, conviene tener en cuenta las excepciones. Si alguna vez ha vendido un artículo a un profesional en grandes cantidades, es posible que haya hecho un pedido directamente al proveedor por esa cantidad. No es necesario tenerlo en cuenta. Esto crearía valores atípicos y le haría almacenar una masa de productos innecesariamente.

Basado en la ley de distribución normal

Si los plazos de entrega son regulares o aún no los conoce, también puede utilizar el método de la distribución normal o el método de King:

El factor de servicio depende del nivel de servicio deseado, es decir, de la mayor o menor desviación que le permita reducir el riesgo de falta de existencias. Por regla general, y según la técnica de categorización ABC, se recomienda prestar especial atención al 20% de los artículos que representan el 80% de sus ventas, es decir, los que corresponden más estrechamente a las necesidades de los clientes.

Utilizar servicios de inteligencia artificial

Algunos programas de gestión de existencias incorporan servicios que utilizan la inteligencia artificial para predecir la demanda basándose en sus ventas anteriores, pero también en factores externos como el tiempo o los acontecimientos políticos. En función de ello, determinan el stock de seguridad y lo ajustan en tiempo real, lo que puede ser especialmente interesante para cadenas de suministro complejas.

Optimizar la gestión de las existencias de seguridad

Otras técnicas le brindan la oportunidad de lograr una gestión óptima de las existencias de seguridad a lo largo de toda la cadena de suministro.

Solución de software de gestión de existencias

Como acabamos de mencionar, la adopción de una solución de software de gestión de existencias le permite optimizar sus existencias de seguridad, no sólo por la consolidación de los datos en un solo lugar y las funciones que ofrece, sino también por la gestión de otras existencias, como las existencias mínimas, las existencias de alerta, las existencias estacionales, las existencias en tránsito, las existencias especulativas, las existencias inactivas, la cobertura de existencias, el índice de rotación de existencias, etc.

Relaciones con los proveedores

Además, una buena relación con los proveedores garantiza plazos de entrega más fiables. Al establecer una relación de confianza y una comunicación eficaz, podrá comprender mejor cómo funcionan la producción, la preparación y la expedición. Además, será más fácil encontrar soluciones en caso de retrasos en las entregas.

Combatir las mermas

Por último, es esencial luchar contra las mermas. La pérdida, el robo, la rotura o los errores de inventario distorsionan los cálculos. Hay varias formas de hacerlo, por ejemplo

• Asegurar el lugar de trabajo con una adecuada videovigilancia de la tienda;
• Formar al personal para que organice correctamente las existencias y detecte los robos;
• Marcar las familias de productos con etiquetas RFID o de otro tipo para que puedan rastrearse.

En definitiva, el stock de seguridad puede ser un indicador eficaz para evitar la falta de existencias en su tienda y situaciones críticas de gestión logística, mejorar la satisfacción del cliente y reducir los costes de stock. Para calcularlo, puede utilizar diferentes métodos, eligiendo un número de días de seguridad, teniendo en cuenta la variación máxima o seleccionando niveles de servicio para gamas de productos específicas. La inteligencia artificial también puede ayudarle, sobre todo si se integra con una solución de software de gestión de inventarios. Además, se pueden llevar a cabo diversas acciones para optimizar las existencias de seguridad, como asignar otras existencias, establecer una relación de confianza con el proveedor, marcar los productos, pero también instalar un sistema de videovigilancia. Es en este último ámbito donde Veesion puede ofrecerle soluciones adaptadas a su tipo de empresa.

Veesion utiliza su experiencia en IA para proteger a las personas y los bienes. Su solución informática de detección de gestos sospechosos protege su tienda y reduce las pérdidas. Si detecta un gesto sospechoso de robo, envía una alerta al teléfono o la tableta del responsable, que puede actuar de inmediato.

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