Como faço para criar uma planilha de estoque?

A planilha de estoque: um aliado essencial na gestão de estoque de sua empresa. Se você administra um supermercado, uma mercearia, uma farmácia ou qualquer outro tipo de negócio, pode usá-la para monitorar os movimentos de estoque em tempo real. Quais são seus recursos especiais? Como ele deve ser apresentado e usado? Leia tudo sobre o assunto neste artigo.

Qual é a finalidade da planilha de estoque?

O gerenciamento de estoque é essencial por dois motivos:

• É uma obrigação legal, pois você precisa fazer um inventário pelo menos uma vez a cada doze meses durante a auditoria do ano fiscal. Isso é usado para fornecer comprovação fiscal da existência e do valor dos equipamentos de propriedade da empresa.
• Ele proporciona melhor visibilidade dos seus produtos, para que você possa verificar os níveis de estoque, planejar melhor os pedidos com os fornecedores e atender às expectativas dos clientes. Assim, evita-se o excesso de estoque e a falta de estoque.

Há várias ferramentas que podem ser usadas para fazer isso, desde a previsão estatística e o controle de mercadorias (incluindo vigilância por vídeo para evitar roubos) até métodos de armazenamento otimizados e monitoramento do nível de estoque. A planilha de estoque é um elemento desse último.

Escrita à mão ou integrada a um software, dependendo do número de seus produtos, ela tem a particularidade de corresponder a uma referência específica. Portanto, ela pode ser definida como um documento que mostra o status de um item em um determinado momento. Como tal, ela fornece informações essenciais sobre os movimentos de estoque e é usada pela equipe do depósito (monitorando a quantidade de mercadorias para o pedido), pelo gerente (para fins de controle), pela equipe de vendas (atendimento ao cliente) e pela equipe de marketing (tendências).

Como se faz uma ficha de estoque?

Como a ficha de estoque é específica para cada produto, ela deve, antes de tudo, indicar seu nome, ou mesmo seu número de referência, mas também sua embalagem para evitar erros, principalmente quando se trata de lotes. A contagem de uma única garrafa de água ou de um pacote de 6 não terá o mesmo impacto.

Em cada registro de estoque preenchido, também recomendamos que você escreva um número e o período ao qual ele se aplica para ajudá-lo a se orientar, especialmente quando os registros são escritos em papel ou impressos.

As informações sobre reabastecimento, como o nome do fornecedor, os níveis de estoque (níveis mínimo e máximo de estoque, principalmente) e os prazos de entrega também são muito úteis para o gerenciamento de pedidos. Se você tiver um grande número de referências, o software de gerenciamento facilitará a inserção dos dados.

Então, toda vez que houver uma alteração no estoque, você deverá anotar (manual ou automaticamente) a data da alteração, a natureza do movimento do estoque (reabastecimento, venda etc.), a quantidade inserida ou retirada e o estoque restante. Você também pode adicionar o custo unitário do produto (que pode mudar dependendo de promoções, aumentos, etc.) e a quantidade restante em estoque após a movimentação.

Aqui está um exemplo de registro de estoque em forma de tabela:

Essa planilha também pode ser atualizada durante um inventário. Portanto, se você notar uma discrepância ou uma redução desconhecida, aplique-a e anote sua origem depois de procurar a causa: roubo, destruição, produto desatualizado etc. Esse consumo de estoque deve ser levado em conta. Esse consumo de estoque deve ser levado em conta no lançamento contábil em 1º de janeiro, inserindo os valores reais em 31 de dezembro.

Como os dados da planilha de estoque podem ser usados para fins comerciais?

Os registros de estoque não são úteis apenas para gerenciar o estoque e garantir que os lançamentos contábeis estejam em ordem, mas também são uma boa fonte de informações para fins mais comerciais. Por quê? Porque ajudam a prever tendências e flutuações na demanda.

Ao analisar as movimentações de estoque anteriores, você pode prever as futuras. Por exemplo, se um item foi vendido cerca de 30 vezes nos últimos três anos, você pode presumir que esse também será o caso em um futuro próximo. Assim, você pode ajustar o número de itens que precisa pedir ao fornecedor, o espaço necessário no depósito e a lucratividade do produto. Além disso, graças à planilha de estoque, você pode analisar mais detalhadamente as vendas do item ao longo do ano: há meses ou períodos mais favoráveis, e por quê? Isso lhe dá a oportunidade de implementar estratégias de vendas adequadas, por exemplo, aplicando promoções em determinados períodos ou lançando campanhas publicitárias.

Ferramentas podem ajudá-lo a processar os dados coletados, como o software de análise. Elas permitem que você visualize as informações, recupere-as de outras fontes interessantes, destaque tendências e preveja a demanda para se manter competitivo.

Em resumo, uma planilha de estoque bem construída e monitorada ajuda a garantir níveis ideais de estoque. Para fazer isso, você precisa criar uma para cada item específico. No mínimo, ela deve conter os níveis de estoque (estoque mínimo, estoque máximo etc.), a data, os movimentos de entrada e saída e a natureza do movimento. E para apoiar os benefícios do registro de estoque, você pode usar um software de análise, organizar o estoque usando um método de gerenciamento de estoque adequado à sua loja e também reduzir o encolhimento usando um sistema de vigilância por vídeo para lojas.

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