O que é uma falta de estoque e como ela pode ser evitada?

O bom gerenciamento de estoque é um desafio para todos os tipos de negócios, de mercearias a farmácias. Você precisa ter uma quantidade suficiente dos produtos que deseja para evitar rupturas de estoque e manter seus clientes satisfeitos. Mas como fazer isso?

Tipos de falta de estoque

Há duas categorias de falta de estoque: temporária e permanente. Às vezes, a demanda explode repentinamente devido a circunstâncias imprevistas. A produção ou a entrega não conseguem mais acompanhar o ritmo. Mas, depois que tudo é ajustado, volta rapidamente ao normal: essa é a falta temporária de estoque. Esse foi o caso, por exemplo, do papel higiênico no início da crise da Covid-19.

Por outro lado, uma falta permanente de estoque pode ter consequências mais graves, como quando o produto não é mais fabricado devido à falta de matéria-prima ou a um problema técnico recorrente.

Os desafios da falta de estoque

No curto prazo, uma situação de falta de estoque, seja ela temporária ou permanente, representa uma perda de vendas. Mas ela também pode levar à frustração e até mesmo à insatisfação do consumidor. A reputação, a confiabilidade e, portanto, a imagem da marca são afetadas. Na melhor das hipóteses, os clientes em questão podem decidir esperar pelo reabastecimento; na pior, eles podem se afastar de sua loja e escolher a concorrência.

O custo da falta de estoque pode ser calculado levando-se em conta a perda de vendas em si e, mais indiretamente, a perda de clientes, bem como o custo de uma compra de emergência de outro fornecedor que não aplique os preços usuais.

Tendo em vista as consequências negativas de uma falta de estoque, é essencial listar as possíveis causas para que você possa estar o mais preparado possível para circunstâncias imprevistas.

As causas da falta de estoque

Como vimos, a falta de estoque pode ser causada por fabricantes ou fornecedores (produtos danificados, problemas de fabricação ou embalagem, processamento, atraso na entrega ou preparação etc.).

Mas também podem ser causadas por sua empresa:

• má estimativa da demanda, o que o levou a pedir poucos itens;
• má organização do estoque (o item não foi encontrado ou foi confundido com outro);
• erro humano de inventário (quantidade errada registrada);
• produto danificado em suas instalações
• item roubado por um cliente ou membro da equipe.

Depois que essas causas forem determinadas, o que você pode fazer para evitar rupturas de estoque?

Ferramentas para um bom gerenciamento de estoque

Uma das soluções mais comuns é equipar-se com uma ferramenta de gerenciamento de estoque. Sua principal vantagem é que ela centraliza todos os dados de seus produtos e permite personalizar e automatizar determinadas ações, como

• previsão de demanda por meio da análise de vendas anteriores;
• monitoramento em tempo real das quantidades
• configuração de alertas quando o estoque estiver muito baixo;
• acionar pedidos com fornecedores;
• rastreamento de produtos desde o momento em que são encomendados ao fornecedor até serem vendidos;
• extração e estudo de KPIs de varejo (indicadores-chave de desempenho) para identificar problemas e medir a eficácia de decisões anteriores;

Essas ferramentas podem ser integradas aos seus sistemas de TI para atender às necessidades específicas do seu tipo de negócio.

Otimização por meio de inteligência artificial

As ferramentas de gerenciamento de estoques também podem ser aprimoradas com inteligência artificial para melhorar sua eficiência. A inteligência artificial pode :

• analisar grandes quantidades de dados detalhados: histórico de vendas, prazos médios de entrega dos fornecedores, sazonalidade dos produtos etc;
• ajustar os níveis de estoque de acordo com variações, tendências ou até mesmo eventos atuais que possam afetar a demanda;
• identificar um problema, como um número inconsistente registrado durante um inventário;
• ajudá-lo a tomar as decisões certas, levando em conta promoções planejadas e possíveis faltas de fornecedores.

Isso economiza tempo e dinheiro. Isso se aplica não apenas a situações de falta de estoque, mas também a todas as atividades envolvidas no gerenciamento de seu estoque.

Algumas lojas de departamentos até mesmo realizam o controle de estoque automatizado usando robôs. Esses robôs passam pelas prateleiras do depósito, leem as etiquetas de forma autônoma e atualizam as quantidades.

Combate ao roubo

Outro método para limitar os problemas de estoque é a luta contra o encolhimento, ou seja, a diferença entre o estoque real (estoque físico) e o estoque teórico. Por que essa diferença? Principalmente por causa de furto por funcionários ou clientes, deterioração de itens ou sua data de validade.

Ao instalar sistemas de vigilância por vídeo para supermercados ou outras lojas, é possível detectar furtos e rastrear produtos. Além disso, se você os vincular a um software inteligente para detectar gestos suspeitos, como o Veesion, poderá aumentar sua eficácia.

Definição dos níveis de estoque

Para evitar rupturas de estoque, também é essencial definir os níveis de estoque:

• O nível mínimo de estoque, como o próprio nome sugere, é aquele que permitirá que você atenda às suas necessidades.
• O estoque de segurança, por outro lado, é particularmente útil para lidar com o inesperado. Dependendo da variabilidade da demanda e dos prazos de entrega do fornecedor, você deve planejar uma quantidade de reserva em caso de flutuações.
• O estoque de alerta informa quando é hora de fazer um pedido ao fornecedor ou faz isso por você.
• O estoque em trânsito permite que você saiba o que foi pedido, mas ainda não está em seu depósito. Se houver um atraso, você pode informar o cliente e entrar em contato com o fornecedor para obter mais detalhes sobre o tempo de espera.

O fornecedor é um participante importante no gerenciamento de estoque. É por isso que seu relacionamento com ele deve ser próximo e transparente.

Relações com o fornecedor

A previsão de falta de estoque começa com a escolha de seus fornecedores. Os fornecedores devem ser confiáveis por :

• serem transparentes quanto à origem dos produtos e aos processos de fabricação, o que lhe dá uma ideia dos atrasos que podem ocorrer
• estarem disponíveis quando você precisar fazer perguntas a eles;
• mantê-lo informado assim que ocorrer um problema;
• informá-lo sobre mudanças na demanda com base no feedback de outros clientes e no lançamento de novos produtos;
• compartilhar seus dados de gerenciamento de estoque;
• ajudá-lo a encontrar soluções em caso de escassez.

Além disso, não hesite em procurar fornecedores de reserva.

Relações com os clientes

Em determinadas circunstâncias, não é possível evitar um colapso. Mas você pode limitar as consequências para seus clientes. Como você pode fazer isso? Mantendo-os informados sobre a falta de estoque o mais rápido possível, tentando encontrar outra maneira de satisfazê-los (reabastecimento com outro fornecedor, criação de uma nota de crédito se um pedido estiver em andamento, reembolso etc.) e sendo transparente sobre os motivos da falta de estoque.

Por fim, embora as rupturas de estoque sejam fenômenos comuns que não podem ser totalmente evitados, é necessário tentar controlá-los e planejar soluções antecipadamente. Software de gerenciamento, definição de níveis de estoque, análise de KPIs, conversas com fornecedores e sistemas de vigilância por vídeo são práticas que podem ser implementadas.

Na Veesion, nós o ajudamos a combater o encolhimento com nosso software, que detecta gestos suspeitos e envia uma notificação imediata. Isso lhe dá a oportunidade de tomar medidas imediatas. Se quiser saber mais, entre em contato conosco: encontraremos a solução certa para a sua empresa.