Qu’est-ce que la gestion des stocks et comment l’optimiser ?

La gestion des stocks correspond au suivi des articles que vous vendez ou des matières premières que vous utilisez dans le cadre de votre activité. Avoir une bonne méthode de gestion permet donc d’éviter les ruptures de stock, de réduire le coût de stockage, d’optimiser l’inventaire et d’améliorer la satisfaction des clients. Mais quel système de gestion adopter ? Et quelles technologies sont aujourd’hui à votre disposition pour répondre aux exigences du marché ?

Les étapes de la gestion des stocks

Pour avoir une idée globale du fonctionnement de la gestion des stocks, listons les étapes de base de cette dernière : 

1. L’achat des produits auprès des fournisseurs ;
2. La réception des marchandises livrées par le transporteur ;
3. Le rangement et l'entreposage de ces dernières ;
4. La saisie du stock qui vient d’entrer à la main ou par le biais d’un logiciel ;
5. La vente des produits ;
6. La mise à jour du stock ;
7. Le passage d’une nouvelle commande auprès du fournisseur.

L’importance capitale de la gestion des stocks

La gestion des stocks est importante, car elle permet d’optimiser les dépenses. Elle évite notamment les stocks dormants appelés également stocks morts. Ils se composent de produits qui ne s’écoulent plus et qui restent dans l'entrepôt. Ils représentent donc un coût de stockage pour l’entreprise qui pourrait entreposer d'autres articles ou utiliser les capitaux immobilisés. 

Dans certains cas, surtout si vous vendez ou vous servez de denrées périssables, la gestion des stocks est aussi une question de sécurité, d’hygiène et de traçabilité. En outre, elle évite le gaspillage.

Les différents types de gestion des stocks

Vous souhaitez améliorer votre gestion des stocks ? Parmi les méthodes les plus connues, citons :

Le modèle de gestion à flux tendu

La fabrication d’un produit ne se fait que lorsque ce dernier est commandé par le client. Ce système évite de stocker des marchandises et de se retrouver  éventuellement avec un stock dormant. Néanmoins, il fait patienter le consommateur et demande une certaine flexibilité des équipes.

La méthode Kanban

Il s’agit de fiches installées dans les bacs ou les conteneurs. Lorsqu’elles sont visibles, elles rappellent aux gestionnaires que c’est le moment de passer commande. 

Le point de commande

Une alerte pour se réapprovisionner apparaît directement sur le logiciel quand le nombre de produits minimum fixé est atteint.

Le recomplément périodique ou calendaire

Il convient aux sociétés qui travaillent avec des fournisseurs qui prennent les commandes à date fixe. Il faut déterminer un stock maximum à atteindre pour chaque commande.

Principales caractéristiques d’une gestion efficace des stocks

Au-delà de ces méthodes, sachez que pour gérer efficacement vos stocks, plusieurs règles générales sont à suivre : 

• bien connaître les besoins et envies des clients. Si aucune étude de marché régulière n’est effectuée, vous risquez de vous retrouver avec du stock mort ou au contraire d’être en rupture de stock.
• demander l’avis des clients sur vos produits afin d’anticiper les prochaines ventes et de régler les problèmes.
• vérifier l’état et la qualité des articles à réception. Si certains sont inutilisables lors de la vente, cela fausse le stock et peut engendrer des mécontentements.
• utiliser un bon logiciel de gestion des stocks pour décompter les produits entrants et sortants au quotidien et éviter les erreurs.
• faire un inventaire régulier pour contrôler les stocks.
• réduire les vols à l’étalage ou commis par des salariés en mettant en place des outils de surveillance, voire en collant des étiquettes traçables sur les objets (solutions RFID notamment).

Système de Gestion des Stocks : un incontournable pour votre magasin

Un système de gestion des stocks ou SGS est un programme informatique partagé par tous les acteurs de la tenue des stocks. Il est incontournable pour optimiser les coûts et faciliter le travail des équipes. Il en existe de plus ou moins complets, mais leur rôle est généralement de : 

• suivre les entrées et sorties de produits en temps réel dans un but de contrôle des irrégularités (gestion de la démarque connue, entre autres) et de passage de commande aux fournisseurs ;
• surveiller le calendrier de réapprovisionnement ;
• afficher l’état des stocks (quantité), notamment pour les vendeurs ;
• rendre visible l’emplacement des références dans l’entrepôt et les éventuelles notes des magasiniers.

Les technologies innovantes qui facilitent la gestion des stocks

Vous l’avez compris, l’heure n’est plus à la gestion manuelle des stocks avec du papier et un stylo, tout du moins pour les entreprises de moyenne ou de grande taille. L’automatisation et l’utilisation de la technologie tendent à se développer et des outils de pointe sont désormais à la portée de tous types de commerces. 

Par exemple, en choisissant le logiciel de vidéosurveillance intelligente basé sur l'intelligence artificielle que nous avons élaboré chez Veesion, vous réduisez la démarque inconnue en limitant les vols dans votre magasin. Adopter ce procédé est essentiel pour rester compétitif et fluidifier la tenue des stocks de votre boutique.