Che cos’è una rottura di stock e come si può evitare?

Una buona gestione delle scorte è una sfida per tutti i tipi di aziende, dai supermercati alle farmacie. È necessario disporre di una quantità sufficiente dei prodotti desiderati per evitare di esaurire le scorte e rendere felici i clienti. Ma come si fa?

Tipi di carenza di scorte

Esistono due categorie di carenze di scorte: temporanee e permanenti. A volte la domanda esplode improvvisamente a causa di circostanze impreviste. La produzione o la consegna non riescono più a tenere il passo. Ma una volta che tutto è stato messo a punto, si torna rapidamente alla normalità: e la carenza di scorte temporanea. È il caso, per esempio, della carta igienica all'inizio della crisi del Covid 19.

Una carenza di scorte permanente, invece, può avere conseguenze più gravi, ad esempio quando il prodotto non viene più fabbricato a causa di una carenza di materie prime o di un problema tecnico ricorrente.

Le sfide della carenza di scorte

Nel breve termine, una situazione di esaurimento delle scorte, temporanea o permanente, rappresenta delle mancate vendite. Ma può anche portare alla frustrazione e all'insoddisfazione dei consumatori. Ne risentono la reputazione, l'affidabilità e quindi l'immagine del marchio. Nella migliore delle ipotesi, i clienti in questione potrebbero decidere di aspettare il rifornimento; nella peggiore, potrebbero allontanarsi dal vostro negozio e scegliere la concorrenza.

Il costo dell'esaurimento delle scorte può essere calcolato tenendo conto della perdita delle vendite stesse e, più indirettamente, della perdita di clienti, nonché del costo di un acquisto d'emergenza da un altro fornitore che non applica i prezzi abituali.

Viste le conseguenze negative di una carenza di scorte, è essenziale elencare le possibili cause, in modo da essere il più preparati possibile ad affrontare gli imprevisti.

Le cause della carenza di scorte

Come abbiamo visto, le carenze di scorte possono essere causate dai produttori o dai fornitori (prodotti danneggiati, problemi di produzione o di imballaggio, lavorazione, ritardi nella consegna o nella preparazione, ecc...)

Ma possono anche essere causati dalla vostra azienda:

• una stima sbagliata della domanda, che vi ha portato a ordinare un numero troppo basso di articoli;
• cattiva organizzazione delle scorte (l'articolo non è stato trovato o è stato confuso con un altro);
• errore umano di inventario (quantità errata registrata);
• prodotto danneggiato nei vostri locali;
• articolo rubato da un cliente o da un membro del personale.

Una volta determinate queste cause, cosa si può fare per prevenire gli stock-out?

Strumenti per una buona gestione delle scorte

Una delle soluzioni più comuni è quella di dotarsi di uno strumento di gestione delle scorte. Il suo principale vantaggio è che centralizza tutti i dati relativi ai prodotti e consente di personalizzare e automatizzare alcune azioni, come ad esempio :

• prevedere la domanda analizzando le vendite passate;
• monitorare in tempo reale le quantità;
• impostare avvisi quando le scorte sono troppo basse;
• attivare gli ordini ai fornitori;
• tracciare i prodotti dal momento dell'ordine al fornitore fino alla vendita;
• estrarre e studiare i KPI del negozio (key performance indicators) per identificare i problemi e misurare l'efficacia delle decisioni precedenti.

Questi strumenti possono essere integrati con i vostri sistemi IT per soddisfare le esigenze specifiche del vostro tipo di azienda.

Ottimizzazione grazie all'intelligenza artificiale

Gli strumenti di gestione delle scorte possono essere potenziati con l'intelligenza artificiale per migliorarne l'efficienza. L'intelligenza artificiale può:

• analizzare grandi quantità di dati approfonditi: storico delle vendite, tempi medi di consegna dei fornitori, stagionalità dei prodotti, ecc;
• adeguare i livelli di scorte in base alle variazioni, alle tendenze o persino agli eventi attuali che potrebbero influenzare la domanda;
• identificare un problema, ad esempio un numero incoerente inserito durante un inventario;
• aiutarvi a prendere le decisioni giuste, tenendo conto delle promozioni programmate e delle possibili carenze dei fornitori.

Ciò consente di risparmiare tempo e denaro. Questo vale, non solo per le situazioni di esaurimento scorte ma, anche per tutte le attività di gestione del magazzino.

Alcuni grandi magazzini effettuano persino l'inventario automatizzato con l'ausilio di robot. Questi robot attraversano gli scaffali del magazzino, leggono autonomamente le etichette e aggiornano le quantità.

Combattere i furti

Un altro metodo per limitare i problemi di magazzino è la lotta alle differenze inventariali, ovvero la differenza tra lo stock effettivo (stock fisico) e lo stock teorico. Perché questa differenza? Principalmente a causa di furti da parte di dipendenti o clienti, del deterioramento degli articoli o della loro data di scadenza.

Installando sistemi di videosorveglianza per supermercati o altri negozi, è possibile rilevare i furti e tracciare i prodotti. Inoltre, se li collegate a un software intelligente per il rilevamento di gesti sospetti, come Veesion, potrete aumentarne l'efficacia.

Impostazione dei livelli di scorte

Per evitare gli esaurimenti di scorte, è anche essenziale stabilire i livelli di scorte:

• Il livello minimo di scorte, come suggerisce il nome, è quello che vi permetterà di soddisfare le vostre esigenze;
• La scorta di sicurezza, invece, è particolarmente utile per far fronte agli imprevisti. A seconda della variabilità della domanda e dei tempi di consegna dei fornitori, è necessario prevedere una quantità di riserva in caso di fluttuazioni;
• Le scorte di allerta vi segnalano quando è il momento di fare un ordine al vostro fornitore, o lo fanno per voi;
• Le scorte in transito vi informano su ciò che è stato ordinato ma non è ancora in magazzino. Se c'è un ritardo, potete informare il cliente e contattare il fornitore per avere maggiori dettagli sui tempi di consegna.

Il fornitore è un attore importante nella gestione delle scorte. Per questo motivo il rapporto con lui deve essere stretto e trasparente.

Rapporti con il fornitore

La previsione delle carenze di magazzino inizia con la scelta dei fornitori. I fornitori devono:

• Essere affidabili;

• Essere trasparenti sull'origine dei prodotti e sui processi di produzione, il che vi dà un'idea dei ritardi che possono verificarsi;
• Essere disponibili quando avete bisogno di fare domande;
• Informarvi non appena si verifica un problema;
• Informarvi sulle variazioni della domanda in base al feedback di altri clienti e all'uscita di nuovi prodotti;
• Condividere i dati relativi alla gestione delle scorte;
• Aiutarvi a trovare soluzioni in caso di carenza di prodotti.

Inoltre, non esitate a cercare fornitori di riserva.

Relazioni con i clienti

In alcune circostanze non è possibile evitare un guasto. Ma potete limitare le conseguenze per i vostri clienti. Come fare? Tenendoli informati della carenza il prima possibile, cercando di trovare un altro modo per soddisfarli (rifornimento presso un altro fornitore, creazione di una nota di credito se l'ordine è in corso, rimborso, ecc.

Infine, sebbene gli stock-out siano fenomeni comuni che non possono essere del tutto evitati, è necessario cercare di controllarli e pianificare le soluzioni a monte. Software di gestione, definizione dei livelli di scorte, analisi dei KPI, dialogo con i fornitori e sistemi di videosorveglianza sono tutte pratiche che possono essere messe in atto.

Noi di Veesion vi aiutiamo a combattere le differenze inventariali con il nostro software, che rileva i gesti sospetti e vi invia una notifica immediata. Questo vi dà la possibilità di intervenire immediatamente. Se volete saperne di più, contattateci: troveremo la soluzione giusta per la vostra azienda.