Informare i dipendenti sul sistema di videosorveglianza: raccomandazioni e modello di lettera

Si tratta di un obbligo previsto dal Codice del lavoro: Il datore di lavoro è tenuto a informare i propri dipendenti dell’installazione di un eventuale sistema di videosorveglianza. Ecco i nostri consigli per informare il personale della presenza di telecamere sul posto di lavoro.

Come informare i dipendenti della presenza di un sistema di videosorveglianza

Esistono diverse modalità con cui il datore di lavoro può informare i propri dipendenti della presenza o dell’imminente installazione di telecamere di videosorveglianza negli spazi di lavoro. Ciò può avvenire tramite:

• affissioni all’interno dei locali;
• intranet aziendale;
• regolamento aziendale interno;
• posta.

Affissioni all’interno dei locali

Può trattarsi di un cartello informativo, esposto nei locali dell’azienda. Dovrà riportare:

• il nome dell’azienda;
• la presenza di telecamere;
• il periodo di conservazione delle immagini (un mese), la possibilità che possano essere visionate e l’identità delle persone autorizzate a farlo;
• diritto per ogni dipendente di accedere ai dati e di cancellarli;
• diritto per ogni dipendente di opporsi e di limitare il trattamento dei dati personali;
• il nome del responsabile della protezione dei dati (DPO) o il nome del personale aziendale autorizzato;
• il recapito del responsabile della protezione dei dati;
• il testo della legge sulla protezione dei dati;
• il fatto che le immagini registrate potrebbero essere visionate dalla polizia, se necessario;

Informare mediante l’intranet e il regolamento interno

Il secondo livello di informazione riguarda l’intranet aziendale e il regolamento interno. Finalità: fornire informazioni più dettagliate riguardo al Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR), ovvero come gestire i dati personali.
Si possono fornire tali informazioni quando si assume un nuovo dipendente e/o inviare a tutto il personale dell’azienda.
In aggiunta, il datore di lavoro può pubblicare la propria informativa sull’intranet aziendale e/o nel regolamento interno dell’azienda.
Va notato che anche coloro che accedono ai locali aziendali in maniera occasionale (fornitori di servizi, visitatori, clienti, ecc.) devono essere informati dell’esistenza di una o più telecamere.

Modello di lettera informativa ai dipendenti

Il datore di lavoro può anche inviare una lettera standard a ciascun dipendente e ai rappresentanti sindacali, per informarli dell’installazione di telecamere in azienda. Questa lettera può essere inviata con raccomandata postale. Si raccomanda di conservare copia della lettera e della ricevuta di ritorno.
Ecco un modello di lettera:
“Nota informativa per i dipendenti dell’azienda XXX
Orleans, 25 maggio 2024
Con la presente la informiamo che i nostri locali sono videosorvegliati per garantire la sicurezza di persone e beni.
Una telecamera è stata installata all’ingresso dell’edificio per controllare gli accessi.
Altre tre telecamere sono state installate all’interno dei locali:

• all’accesso degli ascensori;
• all’ingresso degli uffici dei dirigenti;
• nel corridoio che conduce alla sala ristoro;

Questo sistema di videosorveglianza non riprende i dipendenti alle loro postazioni di lavoro né nelle aree di riposo.
Il responsabile delle immagini è Jean-Paul Durand.
Le immagini saranno conservate per il periodo previsto per legge.
Questo sistema è implementato in conformità alla legge francese sulla protezione dei dati “Informatique et Libertés” del 6 gennaio 1978, modificata dalla legge del 6 agosto 2004 e dalla legge del 21 gennaio 1995.
L’impianto è stato dichiarato alla Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL).
Cordialmente
Jean-Paul Durand, direttore dell’azienda XXX.”

Cosa prevede la legge sulla videosorveglianza in azienda

La legge sulla videosorveglianza nei luoghi di lavoro definisce il quadro normativo di riferimento per i sistemi di videosorveglianza in azienda.
I sistemi di videosorveglianza installati in luoghi non aperti al pubblico, come le aziende, sono soggetti alle disposizioni della legge francese sulla protezione dei dati “Informatique et Libertés” del 6 gennaio 1978. È obbligatoria una dichiarazione presso la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL).
Tutti i dipendenti dell’azienda devono essere informati dell’implementazione del sistema. La finalità delle telecamere deve essere legale e legittima.
il posizionamento delle telecamere non è lasciato alla discrezione del datore di lavoro. Possono essere installate all’ingresso e/o all’uscita di un edificio, ma non possono riprendere l’attività dei dipendenti quando sono alla postazione di lavoro, ad eccezione di attività particolari (persone che lavorano in presenza di beni di valore, che maneggiano denaro, ecc.) È inoltre vietato filmare le aree di riposo, i servizi igienici e i locali riservati alla rappresentanza sindacale.
Il periodo di conservazione dei dati non potrà essere superiore a un mese.
Il mancato rispetto della normativa comporterà sanzioni penali.

La differenza con la videosorveglianza mediante IA

Se l’azienda opta per un sistema di videosorveglianza con intelligenza artificiale (IA), è ugualmente soggetta all’obbligo di informarne i propri dipendenti. Veesion ha sviluppato un software rivoluzionario di videosorveglianza mediante IA , in grado di proteggere efficacemente qualsiasi tipo di azienda. Ad esempio, questa tecnologia è in grado di rilevare automaticamente i gesti relativi al furto in tempo reale. Questo sistema, particolarmente adatto alla videosorveglianza delle farmacie, è conforme al quadro normativo vigente (Codice di sicurezza interno e RGPD).

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