¿Cuáles son los distintos tipos de acciones?

Una gestión eficaz de las existencias es esencial para el buen funcionamiento de una empresa. Ayuda a racionalizar la disposición del almacén, a controlar los costes y a prever las ventas. En definitiva, contribuye a la satisfacción del cliente y garantiza el futuro a largo plazo de la empresa. Pero, ¿sabes exactamente cuáles son esas existencias que hay que gestionar? Este artículo te dará una idea más clara de los distintos tipos de existencias, según su función, para que estés mejor preparado para poner en marcha una estrategia eficaz de gestión de existencias.

¿Qué son las existencias?

Las existencias están formadas por todas las entradas de mercancías destinadas a ser vendidas tal cual o tras su transformación. Estos bienes están en posesión de la empresa y suelen almacenarse en un almacén.

Pueden ser de distintos tipos: productos acabados listos para la venta, materias primas, mantenimiento y herramientas para los puestos de trabajo, envases y residuos.

Es importante conocer los niveles de cada uno de ellos para evitar desequilibrios, es decir, roturas de stock o, por el contrario, exceso de existencias. Para ello, es necesario definir umbrales, que enumeraremos a continuación.

Stock de seguridad

Un stock tampón, o stock de seguridad, es la cantidad mínima de un producto que necesitas tener a mano para hacer frente a un retraso de tu proveedor o en circunstancias excepcionales.

¿Cuál es la fórmula para determinarlo?

¿Cómo se define el stock de seguridad?

Las existencias de seguridad se utilizan para evitar la falta de existencias, por lo que hay que prever un número bastante elevado. Es probable que al principio lo vayas tanteando, pero puedes ajustar el nivel según te dicten las ventas y los hábitos de reposición de tu proveedor. Tendrás que determinar la venta media diaria, la venta máxima diaria, el plazo medio de entrega y el plazo máximo de entrega. Para grandes volúmenes de venta, existen otros sistemas de cálculo más complejos, como la ley de Gauss.

Sin embargo, también es importante no planificar una cantidad de mercancía demasiado grande, ya que podrías provocar un exceso de existencias y la consiguiente pérdida de rentabilidad (costes de almacenamiento, capital inmovilizado y posible deterioro de los alimentos). La ley de Pareto (80/20) puede ayudarte a elegir los tipos de artículos que requieren especial atención en lo que respecta a las cantidades de existencias de seguridad: el 20% que genera el 80% de las ventas.

Stock de alerta

El stock de alerta, o stock crítico, se utiliza para avisarte o activar automáticamente un pedido de mercancías cuando la cantidad alcanza un umbral mínimo.

¿Cuál es la fórmula para determinarlo?

¿Cómo se define el stock de alerta?

El stock de alerta se define :

• Teniendo en cuenta los plazos de suministro y entrega de los proveedores.
• Considerando la cantidad de productos necesarios para satisfacer a los consumidores durante ese periodo, es decir, las ventas medias. Esto implica conocer tus necesidades, lo que es posible gracias a los estudios de mercado y al análisis de las ventas anteriores.

Stock estacional

Algunos artículos son más populares o sólo se venden en determinadas épocas del año: invierno, verano, vacaciones, etc. Para ellos, hay que mantener un stock estacional y específico.

¿Cómo definir el stock de alerta?

El stock de alerta se puede gestionarse de dos maneras:

• Guardar una fecha de reaprovisionamiento y un stock específico en el momento de máxima demanda para evitar el coste de aprovisionarse durante el resto del año. A continuación, puedes planificar promociones para liquidar las existencias no vendidas.
• Aprovecha los precios fuera de temporada para hacer pedidos de productos y dejarlos a la espera en su almacén o en locales alquilados hasta el periodo adecuado. La rotación de existencias debe considerarse si varios de sus productos son de temporada.

Para elegir una de estas dos soluciones, hay que calcular cuál es la más rentable, en función de las ofertas de los proveedores y los costes de almacenamiento. En cualquier caso, como ocurre con otros tipos de existencias, es esencial prever la demanda analizando las ventas anteriores o las de la competencia.

Stock en tránsito

El stock en tránsito, como su nombre indica, es aquel :

• En producción por el fabricante, en preparación por el proveedor o en transporte por el transportista hasta sus instalaciones.
• En preparación en sus locales para la entrega al cliente (en el caso de un autoservicio, por ejemplo) o para la entrega.

Conocer las existencias de artículos en tránsito en tiempo real te ayuda a :

• Controlar tus existencias: deben deducirse de las existencias físicas reales en tu almacén, pero tenerse en cuenta en lo que respecta a los costes (artículos ya pagados con el proveedor o pago del cliente ya recibido);
• Informar al cliente del progreso de la entrega;
• Pedir explicaciones al proveedor sobre la entrega en caso de retraso.

Examinar las existencias en tránsito también puede revelar información valiosa, como problemas recurrentes con las empresas de reparto, que pueden llevar a revisar los contratos; el coste de determinados medios de transporte (barco, avión u otros) es demasiado elevado; o hay demasiada contaminación, lo que puede resolverse optimizando el transporte.

Inventario especulativo

Las existencias especulativas son un conjunto de referencias que posees:

• A raíz de un descuento de tu proveedor.
• En previsión de un aumento de los precios de tu proveedor o de la inflación.
• En previsión de una demanda inusual.
• Especulando con un mayor valor futuro de los artículos.

Se trata, por tanto, de un stock inusualmente grande en comparación con el stock de seguridad ordinario. Puede estar vinculado a las existencias estacionales. Por otra parte, puede generar gastos de almacenamiento, mercancías no vendidas, inmovilización de capital o errores de apreciación. Para ser lo más preciso posible, conviene tener en cuenta la naturaleza de tus mercancías (perecederas o no, por ejemplo), la coyuntura económica y sus competidores.

Existencias latentes

El stock inactivo también se conoce como stock muerto. Se refiere a artículos que no se han movido durante un periodo determinado (normalmente un año) por diversas razones (nuevas normas, pérdida de atractivo, cambios tecnológicos, etc.).

El stock muerto es problemático porque representa un coste financiero en términos de almacenamiento, pérdida de valor del artículo e inmovilización de fondos. Además, ocupan espacio y perturban la organización del almacén.

Por tanto, es esencial identificar estos productos inactivos mediante un seguimiento regular de las existencias. Una vez hecho esto, basta con :

• Añadir una alerta a tu programa de gestión de existencias para los artículos de baja rotación.

• Mejorar tus previsiones.
• Decidir qué hacer con los productos no vendidos (devolución al proveedor, liquidación, donación, transformación, etc.).

Ahora ya conoces los distintos tipos de existencias según su función. Combinando estos conceptos con herramientas eficaces de gestión y control de tus mercancías, mejorarás tu rentabilidad y la satisfacción de tus clientes. Para ir aún más lejos, sobre todo para luchar contra la pérdida desconocida, que falsea la contabilidad de tus existencias, puedes instalar un sistema de videovigilancia en la tienda destinado a reducir los robos. Combinado con una tecnología puntera, como nuestro software Veesion, que detecta los gestos sospechosos, podrás proteger tus activos y aumentar tu competitividad. Ponte en contacto con nosotros para una demostración y una propuesta personalizada.