¿Qué es la gestión de existencias y cómo optimizarla?

La gestión de existencias consiste en llevar un control de los artículos que vendes o de las materias primas que utilizas en tu empresa. Contar con un buen método de gestión permite evitar la falta de existencias, reducir los costes de almacenamiento, optimizar el inventario y mejorar la satisfacción del cliente. Pero, ¿qué sistema de gestión debes adoptar? ¿Y de qué tecnologías dispones hoy para responder a las exigencias del mercado?

Las diferentes etapas de la gestión de existencias

Para que tengas una idea general de cómo funciona la gestión de existencias, veamos las etapas básicas que la componen:

1. Compra de productos a los proveedores ;
2. Recepción de las mercancías entregadas por el transportista;
3. Almacenamiento de las mercancías;
4. Registrar las existencias que se acaban de registrar, ya sea manualmente o mediante programas informáticos;
5. Vender los productos;
6. Actualización de las existencias;
7. Hacer un nuevo pedido al proveedor.

La importancia vital de la gestión de existencias

La gestión de las existencias es importante porque permite optimizar los gastos. En particular, evita las existencias latentes, también conocidas como existencias muertas. Se trata de productos que ya no se venden y que permanecen en el almacén. Por tanto, representan un coste de almacenamiento para la empresa, que podría almacenar otros artículos o utilizar capital inmovilizado.

En algunos casos, sobre todo si vende o sirve productos perecederos, la gestión de las existencias es también una cuestión de seguridad, higiene y trazabilidad. Además, evita el despilfarro.

Los diferentes tipos de gestión de existencias

¿Quieres mejorar la gestión de tus existencias? Los métodos más conocidos son :

El modelo de gestión justo a tiempo

Un producto sólo se fabrica cuando lo pide el cliente. Este sistema evita el almacenamiento de mercancías y la posibilidad de acabar con existencias inactivas. Sin embargo, hace esperar al consumidor y exige cierta flexibilidad a los equipos.

El método Kanban

Consiste en colocar tarjetas en los contenedores. Cuando están visibles, recuerdan a los responsables que ha llegado el momento de hacer un pedido.

El punto de pedido

Una alerta de reposición aparece directamente en el programa informático cuando se alcanza el número mínimo de productos fijado.

Reaprovisionamiento periódico o por calendario

Esta opción es adecuada para las empresas que trabajan con proveedores que reciben pedidos en una fecha fija. Debe fijarse un nivel máximo de existencias para cada pedido.

Características clave de una gestión eficaz de las existencias

Además de estos métodos, hay una serie de normas generales que debes seguir si quieres gestionar tus existencias con eficacia:

• Conoce las necesidades y deseos de tus clientes. Si no realizas estudios de mercado con regularidad, corres el riesgo de acabar con existencias muertas o, por el contrario, de quedarte sin existencias.
• Pide a los clientes su opinión sobre tus productos para poder anticiparte a futuras ventas y resolver posibles problemas.
• Comprueba el estado y la calidad de los artículos cuando los recibas. Si algunos están inservibles en el momento de la venta, esto distorsiona las existencias y puede provocar insatisfacción.
• Utilizar un buen programa informático de gestión de existencias para contar diariamente los productos que entran y salen y evitar errores.
• Realiza inventarios periódicos para controlar los niveles de existencias.
• Reduce los hurtos o robos por parte de los empleados aplicando herramientas de vigilancia, o incluso colocando etiquetas rastreables en los objetos (soluciones RFID en particular).

Sistema de gestión de existencias: imprescindible para tu tienda

Un sistema de gestión de existencias, o SMS, es un programa informático compartido por todos los que intervienen en la gestión de las existencias. Es esencial para optimizar los costes y facilitar el trabajo de los equipos. Existen varios sistemas más o menos completos, pero su función suele ser :

• Seguir en tiempo real las entradas y salidas de productos, con el fin de controlar las irregularidades (por ejemplo, gestionar las rebajas conocidas) y hacer pedidos a los proveedores;
• Supervisar el plan de reaprovisionamiento
• Visualizar los niveles de existencias (cantidades), en particular para el personal de ventas;
• Visualizar la ubicación de los artículos en el almacén y las anotaciones realizadas por el personal de almacén.

Tecnologías innovadoras para facilitar la gestión de las existencias

Como puedes ver, la gestión manual de las existencias con lápiz y papel ya no es una opción, al menos para las medianas y grandes empresas. La automatización y el uso de la tecnología van en aumento, y ahora hay herramientas de vanguardia disponibles para todo tipo de empresas.

Por ejemplo, si eliges el software de videovigilancia inteligente basado en inteligencia artificial que hemos desarrollado en Veesion, podrás reducir la pérdida desconocida limitando los robos en tu tienda. Adoptar este proceso es esencial si quieres seguir siendo competitivo y mantener fluidos los niveles de existencias de tu tienda.