Informer les salariés de l’installation d’une vidéosurveillance : recommandations et modèle de lettre

C'est une obligation inscrite dans le Code du travail : l'employeur est tenu de prévenir ses salariés de l’installation de tout dispositif de vidéosurveillance. Voici nos conseils pour informer le personnel de la présence de caméras sur son lieu de travail.

Comment informer ses salariés de la présence d'un dispositif de vidéosurveillance

L'employeur a plusieurs façons de porter à la connaissance de ses salariés la présence ou l'installation prochaine de caméras de vidéosurveillance au sein des espaces de travail. Cela peut se faire via :

• un affichage à l'intérieur des locaux ;
• l'intranet de l'entreprise ;
• le règlement intérieur de la société ;
• un courrier postal.

L’affichage à l'intérieur des locaux

Il peut s’agir d’un panneau d’information, affiché dans les locaux de la société. Doivent y figurer :

• le nom de l'entreprise ;
• la présence de caméras ;
• la durée de conservation des images d'un mois, le fait qu'elles puissent être visionnées, et l'identité des personnes autorisées à le faire ;
• le fait que chaque salarié a un droit d'accès aux données et qu'il peut demander que celles-ci soient effacées ;
• le fait que chaque salarié dispose d'un droit d’opposition, ainsi que d’un droit à la limitation du traitement des données personnelles ;
• le nom du délégué à la protection des données (DPO), ou le nom du personnel habilité au sein de la société ;
• les coordonnées du délégué à la protection des données ;
• le texte de loi Informatique et Libertés ;
• le fait que les images enregistrées pourront être visionnées par les forces de l'ordre si la situation l'exigeait
• le fait qu'une réclamation peut être adressée à la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL).

Informer via l'intranet et le règlement intérieur

Le second niveau d'information concerne l'intranet et le règlement intérieur de l'entreprise. Son objectif : délivrer une information plus complète concernant le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), c'est-à-dire la gestion des données personnelles.

Cette information pourra être remise dès le recrutement du salarié, et/ou adressée à l'ensemble du personnel de la société.
Pour aller encore plus loin, l'employeur peut publier sa notice d'information sur l'intranet de l'entreprise et/ou dans le règlement intérieur de celle-ci.

À noter que les personnes accédant aux locaux de l'entreprise de façon occasionnelle (prestataires, visiteurs, clients, etc.) doivent également être informées de l'existence de caméra(s).

Modèle de lettre d'information aux salariés

L'employeur peut par ailleurs envoyer un courrier type à chacun de ses salariés et à l'instance unique des délégués du personnel afin de les informer de l'installation de caméras dans l'entreprise. Cette lettre peut être envoyée par courrier postal recommandé. Conservez une copie de votre courrier et de l'accusé de réception.

Voici un modèle de lettre :

"Information portée à l'attention des salariés de la société XXX
Orléans, le 25 mai 2024
Nous vous informons par la présente que nos locaux sont placés sous vidéosurveillance afin d'assurer la sécurité des personnes et des biens.
Une caméra est placée à l'entrée du bâtiment pour en sécuriser les accès.
Trois autres caméras sont déployées à l'intérieur des locaux :

• au niveau de l'accès aux ascenseurs ;
• au niveau de l'entrée des bureaux des managers ;
• au niveau du couloir menant à l'espace de pause ;

Ce dispositif de vidéosurveillance ne filme pas les salariés à leur poste de travail, ni dans les espaces de repos.
Le responsable des images est Jean-Paul Durand.
Les images sont conservées dans le délai légal prévu.
Ce dispositif est mis en œuvre dans le respect de la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978, modifiée par la loi du 6 août 2004 et la loi du 21 janvier 1995.
Le dispositif a été déclaré à la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL).
Cordialement,
Jean-Paul Durand, directeur de la société XXX."

Ce que dit la loi sur la vidéosurveillance dans les entreprises

La loi sur la vidéosurveillance au travail précise le cadre de l'installation de la vidéosurveillance en entreprise.
Les dispositifs de vidéosurveillance installés dans les lieux non ouverts au public, tels que les entreprises, sont soumis aux dispositions de la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978. Une déclaration auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL) est obligatoire.

Toute personne travaillant dans l'entreprise doit être informée de la mise en œuvre du système. L'objectif des caméras doit être légal et légitime.

Le choix de l'emplacement des caméras n'est pas laissé à l'appréciation de l'employeur. Elles peuvent être disposées à l'entrée et/ou à la sortie d'un bâtiment, mais ne peuvent en aucun filmer l'activité des salariés lorsqu'ils sont sur leur poste de travail, à l'exception de certaines activités (personne travaillant en présence de biens de valeur, manipulation d'argent, etc.). Il est également interdit de filmer les espaces de repos, les toilettes et les locaux syndicaux.

La conservation des données ne pourra excéder un mois.
En cas de non-respect de la législation, des sanctions pénales seront appliquées.

La différence avec la vidéosurveillance par IA

Si l’entreprise opte pour un système de vidéosurveillance par Intelligence Artificielle (IA), elle est soumise à la même obligation d’en informer ses salariés. Chez Veesion, nous avons imaginé un logiciel de vidéosurveillance par IA révolutionnaire permettant de sécuriser tout type d’entreprise de façon efficace. Cette technologie permet, par exemple, de détecter les gestes de vols en temps réel et de façon automatique. Ce système, particulièrement adapté à la vidéosurveillance des pharmacies, respecte le cadre légal en vigueur (code de la sécurité intérieure et RGPD).

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