Come si crea una scheda di magazzino?

La scheda di magazzino: un'alleata essenziale nella gestione delle scorte della sua azienda. Che sia gestore di un supermercato, di un negozio di alimentari, di una farmacia o di qualsiasi altro tipo di attività, le permette di monitorare i movimenti di magazzino in tempo reale. Quali sono le sue caratteristiche peculiari? Come deve essere presentato e utilizzato? Legga tutto in questo articolo.

Qual è lo scopo della scheda di magazzino?

La gestione delle scorte è essenziale per due motivi:

• È un obbligo di legge, poiché è necessario effettuare un inventario almeno una volta ogni dodici mesi durante la revisione dell'esercizio finanziario. Serve a fornire una prova fiscale dell'esistenza e del valore delle attrezzature possedute dall'azienda.
• L'inventario fornisce una migliore visibilità dei prodotti, in modo da poter controllare i livelli delle scorte, pianificare meglio gli ordini con i fornitori e soddisfare le aspettative dei clienti. In questo modo si evitano le scorte eccessive e gli esaurimenti di magazzino.

A tal fine si possono utilizzare diversi strumenti, che vanno dalla previsione statistica al controllo delle merci (compresa la videosorveglianza per prevenire i furti), fino all'ottimizzazione dei metodi di stoccaggio e al monitoraggio del livello delle scorte. La scheda di magazzino è un elemento di quest'ultima.

Scritta a mano o integrata in un software a seconda del numero dei vostri prodotti, ha la particolarità di corrispondere a un riferimento specifico. Si può quindi definire come un documento che mostra lo stato di un articolo in un determinato momento. In quanto tale, fornisce informazioni essenziali sui movimenti di magazzino e viene utilizzata dal personale di magazzino (monitoraggio della quantità di merce per l'ordine), dal manager (a fini di controllo), dal personale di vendita (servizio clienti) e dal team di marketing (tendenze).

Come si fa una scheda di magazzino?

Poiché la scheda di magazzino è specifica per ogni prodotto, deve innanzitutto indicarne il nome, o anche il numero di riferimento, ma anche la confezione per evitare errori, soprattutto in caso di lotti. Contare una singola bottiglia d'acqua o una confezione da 6 non avrà lo stesso impatto.

Si consiglia inoltre di scrivere un numero e il periodo a cui si riferisce su ogni registrazione di magazzino completata, per facilitare l'orientamento, soprattutto quando le registrazioni sono scritte su carta o stampate.

Anche le informazioni sul rifornimento, come il nome del fornitore, i livelli di scorta (in particolare il livello minimo e massimo) e i tempi di consegna sono molto utili per la gestione degli ordini. Se ha un gran numero di referenze, un software gestionale le faciliterà l'inserimento dei dati.

In seguito, ogni volta che si verifica una variazione di magazzino, è necessario annotare (manualmente o automaticamente) la data della variazione, la natura del movimento di magazzino (rifornimento, vendita, ecc...), la quantità immessa o prelevata e la giacenza residua. È possibile aggiungere anche il costo unitario del prodotto (che può variare in base a promozioni, aumenti, ecc...) e la quantità rimanente in magazzino dopo il movimento.

Ecco un esempio di registrazione delle scorte in forma di tabella:

Questo foglio può essere aggiornato anche durante un inventario. Quindi, se si nota una differenza o un ribasso sconosciuto, applicarlo e annotarne la provenienza dopo averne ricercato la causa: furto, distruzione, prodotto scaduto, ecc... Questo consumo di scorte dovrà poi essere preso in considerazione nella registrazione contabile al 1° gennaio, inserendo i valori effettivi al 31 dicembre.

Come si possono utilizzare i dati della contabilità di magazzino a fini commerciali?

La contabilità di magazzino non è utile solo per gestire le scorte e garantire la correttezza delle registrazioni contabili, ma è anche una buona fonte di informazioni per scopi più commerciali. Perché? Perché aiutano a prevedere le tendenze e le fluttuazioni della domanda.

Analizzando i movimenti di magazzino passati, è possibile prevedere quelli futuri. Ad esempio, se un articolo è stato venduto circa 30 volte negli ultimi tre anni, si può presumere che sarà così anche nel prossimo futuro. È quindi possibile regolare il numero di articoli da ordinare al fornitore, lo spazio necessario in magazzino e la redditività del prodotto. Inoltre, grazie alla scheda di magazzino, è possibile dare un'occhiata più approfondita alle vendite dell'articolo nel corso dell'anno: ci sono mesi o periodi più favorevoli e perché? Questo le dà la possibilità di mettere in atto strategie di vendita adeguate, ad esempio applicando promozioni in determinati periodi o lanciando campagne pubblicitarie.

Gli strumenti che possono aiutarla a elaborare i dati raccolti sono i software di analisi. Questi permettono di visualizzare le informazioni, di recuperarle da altre fonti interessanti, di evidenziare le tendenze e di prevedere la domanda per rimanere competitivi.

In breve, una scheda di magazzino ben costruita e monitorata aiuta a garantire livelli ottimali di scorte. A tal fine, è necessario crearne uno per ogni articolo specifico. Come minimo, deve contenere i livelli di scorta (scorta minima, scorta massima, ecc...), la data, i movimenti in entrata e in uscita e la natura del movimento. A supporto dei benefici della contabilità di magazzino, è possibile utilizzare un software di analisi, organizzare le scorte con un metodo di gestione del magazzino adatto al suo negozio e ridurre le differenze inventariali utilizzando un sistema di videosorveglianza per negozi.

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