Videosorveglianza: come archiviare i dati e quali norme si applicano alle aziende?

In materia di videosorveglianza, l'Unione Europea sta cercando di proteggere i dati personali delle persone attraverso il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (RGPD). Ciò si applica in particolare alle aziende con sistemi di videosorveglianza. Quali sono le normative e come devono essere archiviati i dati di videosorveglianza? Scoprite le nostre risposte in questa guida completa.

Videosorveglianza: installazione sotto controllo

Autorizzazione preventiva per l'installazione della videosorveglianza secondo la legislazione francese

La legislazione francese regola l'installazione di tutte le telecamere su strade pubbliche e in luoghi accessibili al pubblico, come negozi, cinema, centri commerciali, banche, ecc. Quando l'accesso ai locali è riservato e limitato esclusivamente a persone autorizzate, come i dipendenti di un'azienda, il sistema di videosorveglianza è soggetto alle normative della legge n. 78-17 del 6 gennaio 1978, che riguarda l'elaborazione dei dati personali, gli archivi informatici e le libertà individuali.

In Francia, l'installazione di telecamere di sorveglianza dei negozi richiede una specifica autorizzazione prefettizia. Esistono due modalità per presentare la richiesta di autorizzazione:

• Inviare una domanda per posta alla prefettura competente. Se il sistema di sorveglianza deve essere installato a Parigi, la domanda deve essere indirizzata alla Direction des usagers et des polices administratives della Préfecture de Police de Paris.
• Compilare un modulo di richiesta per l'installazione della videosorveglianza disponibile online.

La prefettura, ricevuta la domanda, la inoltra alla Commissione dipartimentale per la videosorveglianza. Entro tre mesi, la Commissione emette una decisione. Se l'autorizzazione è concessa, il richiedente deve notificare alla prefettura l'attivazione del sistema di videosorveglianza.
L'autorizzazione rilasciata dalla prefettura per installare e gestire un sistema di videosorveglianza ha una validità di 5 anni ed è rinnovabile. Per ogni nuova richiesta, il richiedente deve compilare e inviare un nuovo dossier al prefetto competente. Solo dopo aver ottenuto l'autorizzazione è possibile procedere con l'installazione del sistema di sorveglianza.

È importante sottolineare che alcuni esercizi commerciali in Francia possono accedere a supporti finanziari per l'installazione di sistemi di videosorveglianza. Questo è particolarmente vero per i tabaccai a partire dal 1° maggio 2023.

Informare i cittadini della presenza di telecamere

Per essere valido, il funzionamento di un sistema di videosorveglianza deve essere giustificato. Il datore di lavoro deve spiegare il motivo della sorveglianza: prevenzione del rischio di furto, sicurezza dei beni e delle persone, ecc. La videosorveglianza deve anche essere proporzionata all'obiettivo: se un negozio di prêt-à-porter vuole limitare le differenze inventariali, le telecamere riprenderanno solo le aree di vendita e non il resto dell'attività. Se queste condizioni non sono soddisfatte, il datore di lavoro può essere condannato per violazione dei diritti dei dipendenti.

Per essere conforme al Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (RGPD), l'implementazione dei sistemi di videosorveglianza deve rispettare la privacy e le libertà individuali. Non appena le persone riprese possono essere identificate nelle immagini di videosorveglianza, esse diventano dati sensibili considerati privati. L'azienda ha quindi l'obbligo di fornire informazioni e trasparenza ai propri dipendenti sul sistema di sorveglianza. I dipendenti devono essere informati della presenza di telecamere e del fatto che sono potenzialmente ripresi. A tal fine, il responsabile dell'azienda apporrà un cartello, un logo o qualsiasi altro mezzo di comunicazione leggibile.

Inoltre, devono essere esplicitamente indicati lo scopo della videosorveglianza, la durata della conservazione delle immagini, il nome del Responsabile della Protezione dei Dati (RPD) e l'esistenza dei diritti "Tecnologia dell'informazione e libertà civili".

Secondo la legge francese sulla protezione dei dati emanata dalla Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL), il rispetto della privacy di dipendenti e clienti è uno degli obblighi di chiunque gestisca un sistema di videosorveglianza. È quindi vietato filmare le attività dei dipendenti quando sono al loro posto di lavoro, tranne in alcune circostanze particolari (ad esempio, quando maneggiano denaro). Le aree di riposo e pausa, i servizi igienici, gli spogliatoi, le sedi sindacali e gli uffici dei rappresentanti del personale non devono essere ripresi.

Chi può accedere alle registrazioni video?

Per garantire la privacy e prevenire abusi nell'uso delle immagini catturate da sistemi di videosorveglianza in Francia, l'accesso a tali immagini è strettamente regolamentato per assicurare la protezione dei dati registrati. Non è consentito consultare liberamente le immagini ottenute tramite videocamere di sorveglianza. Prima di installare un sistema di videoprotezione, è fondamentale che l'azienda stabilisca chiaramente chi avrà il diritto di accedere alle immagini registrate. Conformemente alla legislazione francese, in particolare la legge del 21 gennaio 1995, solo le persone esplicitamente autorizzate dal responsabile del trattamento dei dati (ad esempio, il responsabile IT o il responsabile della sicurezza) o dalla Commissione Nazionale dell'Informatica e delle Libertà (CNIL) in Francia possono visualizzare queste immagini. Questo approccio garantisce che l'accesso sia rigorosamente controllato, riducendo il rischio di violazioni della privacy e l'uso improprio dei dati raccolti.

In Francia, coloro che sono autorizzati a consultare le immagini del sistema di videosorveglianza possono essere il datore di lavoro o un altro membro dell'azienda, purché la persona designata riceva una formazione adeguata e sia ufficialmente autorizzata ad accedere a tali immagini. Nel caso in cui il sistema di videosorveglianza sia accessibile da remoto, è imperativo che l'accesso sia protetto adeguatamente. Le aziende sono obbligate a definire protocolli chiari e dettagliati che regolamentino l'accesso a informazioni sensibili. Dato che la responsabilità in caso di furto di dati ricade sulle aziende, queste devono altresì adottare misure efficaci per prevenire rischi di attacchi informatici.

Chi è autorizzato a visionare le registrazioni video deve essere adeguatamente formato riguardo alla protezione della privacy e al trattamento dei dati personali, in linea con le normative francesi sulla protezione dei dati e della privacy.

Per quanto tempo possono essere conservate le immagini?

In Francia, le immagini di un sistema di videosorveglianza non possono essere conservate per più di un mese. Questo periodo può essere prolungato se le immagini vengono utilizzate nell'ambito di un'indagine. In generale, la conservazione delle immagini per pochi giorni è sufficiente per effettuare i controlli necessari in caso di incidenti.

Si noti che il periodo di conservazione dei dati deve essere specificato nell'autorizzazione rilasciata dalla prefettura locale.
Qualsiasi persona ha il diritto di richiedere l'accesso alle registrazioni che la riguardano al termine del periodo legale di un mese. Tuttavia, questo accesso è limitato e le persone che non sono interessate dalle immagini non hanno il diritto di accedervi.