Videovigilancia: ¿cómo almacenar los datos y qué normativa se aplica a las empresas en Francia?

En lo que respecta a la videovigilancia, la Unión Europea está tratando de proteger los datos personales de los individuos a través del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Esto se aplica en particular a las empresas con sistemas de videovigilancia. ¿Cuál es la normativa y cómo deben almacenarse los datos de videovigilancia? Descubra nuestras respuestas en esta completa guía.

Videovigilancia: instalación bajo control

Autorización previa para la instalación de videovigilancia en Francia

La ley regula todas las cámaras instaladas en la vía pública y en lugares abiertos al público, como tiendas, cines, centros comerciales, bancos, etc. Cuando el acceso a los locales no es libre y, por lo tanto, está estrictamente limitado a las personas autorizadas a entrar, como los empleados de una empresa, el sistema de vídeovigilancia está sujeto a las disposiciones de la ley n° 78-17 del 6 de enero de 1978 relativa a la informática, a los ficheros y a las libertades francés.

Las cámaras de vigilancia en las tiendas están sujetas a una autorización prefectoral. Existen dos formas de solicitar la autorización

• enviar una solicitud por correo a la prefectura competente. Si el sistema de vigilancia va a instalarse en París, la solicitud de instalación debe enviarse a la Direction des usagers et des polices administratives de la Préfecture de Police de Paris;
• rellenar un formulario de solicitud de instalación de videovigilancia en línea.

La Prefectura envía la solicitud a la Comisión Departamental de Protección por Vídeo. Al cabo de 3 meses, la Comisión toma su decisión. Si se concede la autorización, el solicitante está obligado a declarar la puesta en servicio del sistema de videovigilancia a la prefectura.
La autorización prefectoral para instalar y explotar un sistema de vídeovigilancia es válida durante 5 años y está sujeta a renovación. Para cada nueva solicitud, el solicitante debe compilar y enviar un nuevo expediente al prefecto competente. Una vez obtenida la autorización prefectoral, pueden iniciarse las obras de instalación del kit de vigilancia.

Cabe señalar que algunas empresas pueden beneficiarse de una ayuda financiera para instalar cámaras de vigilancia. Es el caso, en particular, de los estancos desde el 1ᵉʳ de mayo de 2023.

Informar a la población de la presencia de cámaras

Para ser válido, el funcionamiento de un sistema de videovigilancia debe estar justificado. El empresario debe explicar el motivo de la vigilancia: prevención del riesgo de robo, seguridad de bienes y personas, etc. La videovigilancia también debe ser proporcionada al objetivo: si una tienda de prêt-à-porter quiere limitar su pérdida desconocida, las cámaras sólo filmarán las zonas de venta y no el resto del negocio. Si no se cumplen estas condiciones, el empresario puede ser condenado por vulnerar los derechos de los empleados.

Para cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), la implantación de sistemas de videovigilancia debe respetar la privacidad y las libertades individuales. En cuanto las personas filmadas pueden ser identificadas en las imágenes de videovigilancia, se convierten en datos sensibles considerados privados. Por lo tanto, la empresa tiene la obligación de proporcionar información y transparencia a sus empleados sobre su sistema de vigilancia. Los empleados deben ser informados de la presencia de cámaras y de que potencialmente están siendo filmados. Para ello, el responsable de la empresa colocará un cartel, un logotipo o cualquier otro medio de comunicación legible.

Además, debe mencionarse explícitamente la finalidad de la videovigilancia, el tiempo que se conservarán las imágenes, el nombre del responsable de la protección de datos (RPD) y la existencia de los derechos "Informatiques et libertés".

Según la ley francesa de protección de datos de la Comisión Nacional de Informática y Libertades (CNIL), el respeto de la vida privada de los empleados y clientes es una de las obligaciones de todo operador de un sistema de videovigilancia. Por lo tanto, está prohibido filmar las actividades de los empleados cuando están en sus puestos de trabajo, excepto en determinadas circunstancias especiales (al manipular dinero, por ejemplo). Las zonas de descanso y pausas, los aseos, los vestuarios, los locales sindicales y los despachos de los representantes del personal no deben filmarse.

¿Quién puede acceder a las grabaciones de vídeo?

Para evitar abusos, el acceso a las imágenes debe estar regulado para garantizar la seguridad de los datos grabados. Las imágenes captadas por una cámara de vigilancia no pueden consultarse libremente. Antes de instalar cualquier sistema de videovigilancia, la empresa debe definir qué persona o personas tendrán acceso a las imágenes grabadas. En virtud de la ley de 21 de enero de 1995, sólo las personas autorizadas por el responsable del tratamiento de datos (responsable informático o responsable de seguridad) o por la CNIL pueden consultar las imágenes. De este modo se garantiza un control estricto del acceso a las imágenes, limitando el riesgo de violación de la vida privada y la utilización de los datos registrados.

Las personas autorizadas a consultar las imágenes del sistema de videovigilancia de una empresa pueden ser el propio empresario u otro miembro de la empresa, siempre que este último esté formado y autorizado para acceder a las imágenes. Si se puede acceder a distancia al sistema de videovigilancia, el acceso debe ser seguro. Las empresas están obligadas a establecer protocolos claros y detallados para definir el acceso a la información sensible. Dado que las empresas son responsables en caso de robo de datos, también deben aplicar medidas para combatir el riesgo de ciberataques.

Las personas autorizadas a acceder a las grabaciones de vídeo de la empresa deben recibir formación sobre el respeto a la intimidad y el tratamiento de datos personales.

¿Cuánto tiempo pueden conservarse las imágenes?

En Francia, las imágenes de un sistema de videovigilancia no pueden conservarse más de un mes. Este plazo puede ampliarse si las imágenes se utilizan en el marco de una investigación. En general, la conservación de las imágenes durante algunos días es suficiente para efectuar los controles necesarios en caso de incidentes.

Cabe señalar que el periodo de conservación de los datos debe especificarse en la autorización expedida por la prefectura local.
Cualquier persona tiene derecho a solicitar el acceso a las grabaciones que le conciernan una vez transcurrido el plazo legal de un mes. Sin embargo, este acceso es limitado y las personas no afectadas por las imágenes no tienen derecho a acceder a ellas.